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意味のある会議にする工夫

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会議の目的を明確に

 

毎日、TO DO (やるべきこと)が多い中、会議が多い=時間を取られるのは困りもの。

 

〇本当に必要な会議を

〇必要な人だけで

〇目的意識を持って

〇準備を念入り

 

行いたいものです。

 

日系企業で働いていると、

 

Agendaがない=会議の目的が不明瞭

 

であることが多く、なんとなく集まって、あーだこーだと話合い、特に明確な出口(Action Plan: 誰が、いつまでに、何をするか)がないまま、なんとなく解散するというケースが多いです。

 

アウトプットが明確に出ない会議=何も残らない

 

会議を主催する人も、会議に参加する人も、

 

〇何のために

〇誰のために

 

開催する会議なのかを意識して会議を開催するようにしたいものです。

 

”ブレーンストーミング”という目的の会議もあるかと思いますが、ブレーンストーミングをするにしても、会議のファシリテイタ―が必要ですし、ブレーンストーミングの目的と、期待すべきアウトプットを想定した上で、会議を開催する必要があると、個人的には思います。

 

会議は長くても2時間

 

8時間勤務のうち、1つの会議で2時間拘束されるのは、大きな痛手です。

 

会議が複数あれば、会議だけに時間を費やし1日を終えてしまうリスクもあります。

 

人が集中できる時間は長くて2時間。

 

2時間を超える会議は、よっぽど切羽詰まった状況で、話し合う議題が膨大、そして、その日のうちに全て結論を出す必要のある会議ぐらいではないでしょうか。

 

Agendaが事前に配布され、会議で話す内容や目的も明瞭で、協議の結果、何を決定する必要があるのかが明確に分かっていれば、30分~1時間もあれば会議は終了できるはずです。

 

会議が長引く理由は、

 

〇脱線が多い

〇準備不足

〇人数が多過ぎ

 

この3つが主な要因ではないかと思います。

 

会議の段取りや進行を担当するファシリテイタ―が必要です。

 

会議資料は多くて3枚

 

わたしも、ついついやりがちなのが、過多な情報提供。

 

配布資料なら、A4もしくはA3で3枚程度。

 

詳細を会議で伝える必要はないのです。

 

プロジェクターを使ったプレゼンなら、

 

〇24pt以上の文字サイズ

〇1スライド要点1つ

〇スライド枚数MAX10枚

 

といった感じで、要点だけを文字に落とすことが大事。

 

ついつい、あれも、これも、細かい文字で目一杯盛り込んでしまいがち。

 

聴講者の記憶に残したいこと1つに絞ることが大事。

 

記憶に残らないプレゼンは、やっても、やらなくても同じ。

 

いや、記憶に残らないプレゼンは、時間泥棒になってしまう。

 

聴講者にとってインパクトのある情報伝達を心がけよう。

 

結論を先に伝える

 

まずは要点と結論を先に伝える。

 

その後「なぜなら」の説明。

 

英文法の基本と一緒。

 

I decided to leave the company becase ~

 

わたしは決めた ⇒何を?

会社を去ることを ⇒なんで?

なぜなら~ ⇒理由の説明

 

といった感じで。

 

結論に肉付けをする順番のほうが、聴いている方もわかりやすい。

 

細かい説明が先だと、何に焦点を絞って話を聞いたら良いかわかりません。

 

準備は念入りに

 

なかなか難儀ですが、、、

 

会議の前に、会議の準備をしておくことは大事です。

 

特に、会議の主催者。

 

準備がしっかりできていれば、会議時間の短縮を図れます。

 

相手(聴講者:会議参加者)に対して、どのようなアウトプットを期待するのかを考えながら、会議資料を作成するのが大事だと思います。

 

それも、要点だけを簡潔に。

 

自分の頭の中がまとまってなければ、要点を簡潔にまとめることはできません。

 

わたし自身、なかなかうまくできないのですが、なんとかスマートにやってのけたいところです。

 

会議をするのが仕事じゃない

 

時々、本来するべき仕事を置き去りにし、

 

〇会議をすること自体が仕事

〇管理目的の書類作成

 

「それ、本当に意味あるの?」と自問自答する必要がありそうな作業をしている人を拝見します。

 

わたし自身も、気がつけば、同様の過ちに陥っていることもあり、はっと我に返ることも多々あるので、今やっている作業が売上・利益に直結するのか、売上・利益に直結しなかったとしても、やる意義(価値)を見いだせているのかなど、意識して仕事をする必要があります。

 

なんとなく、仕事をした気になっているけど、実はあまり意味のないことをしていませんか?

 

と、自問自答してみるのも大事。

 

ムダとまでは言わないけれど、「それ、今、やる必要、本当にあるのか?」と考えることは大事なのでは?と思います。

 

それでは今日もお仕事いってきます。

 

have a nice day

 

byちびまる

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