空飛ぶちびまる

グローバルに働く女子のブログ

MENU

はじめてのバーチャル国際会議と展示会を経験。費用対効果と仕事効率が抜群!

スポンサーリンク

広告

 

f:id:globalcat:20200910131753j:plain

画像:photoACfujiwaraさん

 

Withコロナ禍での海外営業

 

突然やってきたコロナの問題。

 

営業活動の主な活動の場は、国際展示会だったのですが、何万人も集まる国際展示会は密そのもの。全面取り止めになってしまって、お客様もロックダウンで活動停止が長引く状態。

 

国際会議や展示会を主催する会社は、対応に追われさぞかし大変であっただろうと思います。

 

多くの国際会議と展示会は、バーチャルに切り替わりました。

 

主催者側の切替対応の早さに脱帽と共に、感謝です。

 

バーチャルでの国際会議と展示会、果たしてリターンは得られるのだろうかと、半信半疑だったのですが、思いのほか費用対効果も仕事効率も良かったので、どのように良かったのかをシェアしたいと思います。

 

はじめてのバーチャル展示会

 

f:id:globalcat:20200910133211j:plain

 

7月にアムステルダムで開催予定であった、AAIC2020 (国際アルツハイマー病学会)のバーチャル展示会に出展しました。

 

わたしの仕事は、アルツハイマー病の治療薬や診断薬を開発や研究をしている研究者の方々が必要としているツールをご案内すること、そして、アルツハイマー病研究の最新情報を得ることです。

 

本来フィジカルに展示会をする開催する場合は、スペース代だけでも最低5,000USD程かかるのですが、この度、主催者より「バーチャル展示会に出てみない?」とお誘いを受け、総額1,500USDと割安だったこともあり、バーチャル展示会に出展しました。

 

AAICバーチャル展示会

f:id:globalcat:20200913184213j:plain

 

AAICのバーチャル展示会、総額1,500USDと割安だったので、それほど期待はしていなかったのですが、短期間で作ったにしては、よくできたバーチャル学会&展示会でした。

 

結論から言いますと、とても費用対効果が高い展示会でした。

 

割安な展示費用

 

この度、AAICの展示会に出展した大きなきっかけは、何より、展示費用が割安だったこと。

 

他の国際展示会においては、実際に会場のスペース代100%支払うのが条件でしたが、AAICにおいては、最低限のスペース代は4,200USDで、バーチャル展示会は1,500USDとかなり割安。

 

これはありがたかったです。

 

US時間でのライブチャット開催でしたので、US代理店と1,500USDを折半し、実際には750USDの投資で済みました。

  

参加者は無料参加

 

これは、展示者にとって、とてもありがたいオファーでした。

 

参加者は、AAICに参加登録するだけで、すべてのセッションや展示会に参加ができるため、予算がない研究者も参加できるという大きなメリットがあります。

 

通常、国際学会への参加は、

 

〇渡航費

〇宿泊費

〇学会参加費

 

と結構な費用がかかるため、遠方であったり、発展途上国の研究者にとっては、参加するのはハードルが高いし、また、宿泊費も参加費も決して安くはないので、無料で、最新の研究内容を知ることができるというのは、研究者にとっても、わたしのような展示者にとっても大きなメリットでした。

 

セッションはビデオ聴講

f:id:globalcat:20200913184135j:plain

 

多くのセッションは、ビデオで聴講することができ、それも一時停止したり、何度も聴講することができるため、とてもありがたかったです。

 

通常、フィジカルに現地に出向き、セッションを聴講するには、大きな会場内をいったり来たり、たくさん歩いて、移動が多く、結構大変です。

 

移動時間に結構時間を取られるので、いくつもセッションを聴講することはなかなか難しいのですが、オンラインであれば、いつでも、いくつでも、何度でも、最新の研究結果を聴講することができるので、本当にありがたいシステムでした。

 

おかげさまで、多くのセッションを聴講し、学ぶことができたので、収穫が大きかったです。

 

展示ブース設置は簡単かつ機能的

f:id:globalcat:20200913181722j:plain

 

この度、あまり時間がない中のブース設定でしたが、とても分かりやすいシステムで、かつ、たくさんの情報をアップロード&ダウンロードできるシステムでしたので、とても重宝しました。

 

ブースのトップ、中央、両サイドにトピックスを設けることができ、かつダウンロードが可能で、また、グランドメニューも自由制定、ドキュメントもいくらでも掲載可能、そしてビデオ掲載やチャットボックスもあるという自由さ。

 

ビデオ掲載は、残念ながら、準備が間に合いませんでしたが、多くのURLやPDFなど情報を掲載することができ、研究者のみなさまに、多くの情報を提供することができました。

 

訪問者リストの入手

AAIC2020の大きなメリットのひとつは、ブースに訪問してくれた方々の訪問者リストを頂けること、そして、ありがたいことに、どの情報に誰がどれだけアクセスしたかがわかるリストを主催者側からいただけることです。

 

フィジカルな展示会な場合、訪問者は入場バッジを首にぶら下げていて、バッジに記載のある、名前をチラ見しながらの立ち話、そして、エクセルなどに連絡先を入力してもらったりする手間が発生します。

 

もちろん、バッジをスキャンすることもできますが、スキャンは決まって高額。

 

なので、バーチャル展示会の場合、直接話ができないというデメリットはあるものの、訪問者の足跡がつき、その後フォローがしやすいというのは大きなメリットです。

 

とは言え、頂いたリストをやみくもに、一斉メール配信などには使いません。

 

なぜなら、わたしが逆の立場だったら、うざったいと思うからです。

 

ひとりひとり、どんな研究をされていて、わたしたちが、どのようにお役に立てるのかを丁寧にアプローチしていく必要があると考えています。

 

展示会後1か月アクセス可

 

フィジカルな展示会であれば、会期が終われば、学会内容へのアクセスはなかなか難しいのですが、AAIC2020は、会期後、なんと1か月間アクセス可能でした。

 

よって、セッションもブースまわりも、デスクにいながら、ゆっくり、じっくり時間をかけてできることは、大きいメリットでした。

 

フィジカルな移動がなく、たくさんの情報が取れることは、本当にありがたかったです。

 

バーチャル展示会の質は落差あり

 

この度、AAIC2020のバーチャル展示会に出展し、費用対効果は抜群でしたが、他の展示会はというと、大きな落差があります。

 

バーチャルなのに、展示会費用は高額のままだったり、主催者側の準備が不十分で、ただ単にシンプルな情報をリステイングするだけだったり。。。

 

シンプルな情報をただ単にWebに掲載するだけのために、50万も払えない。

 

バーチャル展示会は、まだまだこれからの市場であり、主催する側の力量には落差があるため、見極めが必要だと思います。

 

わたし自身は、現地に出向いて、国際学会の活気を感じたり、多くの研究者と直にデイスカッションしたりするほうが、やっぱり好きだし、感じることは大きいと思っていますが、バーチャル展示会は、効率を考えると、優秀なシステムがあれば、投資すべきと思っています。

 

これからも、withコロナにて、バーチャル展示会にも慣れていかなくてはですね。

 

それでは、みなさま、have a nice day and stay safe from COVID-19!

 

byちびまる