画像：photoACまんだむさん
受身の姿勢の会議メンバー
わたしは、営業部の次長という立場で仕事してます。
もちろん部長がいて、その次がわたし。
営業会議に出席するメンバーは、わたしと部長を含めて7名。
わたしが次長に就任してから、営業会議とやらを、だいたい隔週で開催するようになり、その段取りや調整、会議進行そして議事録作成などを、なんとなくの流れで、わたしがずっと担当してきました。
わたしが全部仕切って段取りしてしまうものだから、部長も含めた会議メンバーは楽ちんで、招集がかけられたら出席し、自分が報連相したいことだけを持ってくるだけで、会議の開催や進行などについては、おかまいなし。
誰かにフォローするだけというのは楽ですし、大きなエネルギーを必要としません。
わたしがちゃっちゃと仕切ってしまう性質も要因ではあるのですが、あまりにメンバーが会議運営に受身であり、また、わたしが全部段取りする必要性もないなと思い、思い切って、営業会議の開催・運営をメンバー持ち回りとしました。
以外と時間を要す会議段取り
おそらく、会議の段取りを実際に任されている人は「わかる～」と言ってくれると思いますが、会議の段取りをするというのは、意外と時間が取られるものです。
会議段取りの流れとして、
１．全員のスケジュールを確認し会議予定日時を選定
２．会議参加者に開催の連絡（Webリンク）メール送信
３．メンバーから上がってきた報連相事項を整理
４．時間配分を考え報連相事項の順番を決定し連絡
５．会議の進行（時間が押したら進行調整）
６．決定事項の決議と課題の整理
７．議事録作成し回覧・最終FIX
があります。
以外と大変なのが、限られた時間で、時間配分しながら報連相事項の相談を複数名で行い、決定まで持ち込むこと。
会議のファシリテイトが上手くないと、だらだらといつまでも脱線したまま話が続き、何一つ決まらない、他の議題にも移れないまま時間切れになりますので、会議のファシリテイトというのは、結構大変な任務です。
みんな、当たり前のように、わたしが会議を設定し、会議を進行し、議事録作って回覧するものだと思っているので、その流れを一旦止めます。
いってみれば、お母さんが、自動的に朝ごはん作って、掃除・洗濯、食器洗いなどしてくれて、ごみの分別・ゴミ出しやお風呂掃除などしてくれるのを、ありがたみもなく、当たり前と思っている状況に似ています。
わたしは、そんなの嫌なので、止めにしました。
会議の色は議長で決まる
営業会議を持ち回りにしたのは、わたし自身の時間が多く取られるという問題回避のためでもありますが、その他にも理由はあります。
会議メンバーに、主体性をもって参加してもらいたいというのがひとつ、そして、自分が中心となり会を運営するというのがどういうものなのかを経験してらいたいということ、そして何より、会議の色は議長により大きく変わると思うので、わたし色だけにしてはならないという想いももあります。
もしかしたら、わたしが議長をするよりも、他のメンバーのほうがもっと会が活発になるかもしれないし、もっと発言しやすいかもしれないなと、思ったりもします。
また、会を運営するというのは、主体性なくしてできないことなので、自分の頭でよく考えて行動する習慣をつけてもらいたいという気持ちもあります。
受身すぎる部長にもの申す
今回の「持ち回り」の話を議題に挙げた際に、一番難色を示したのが部長です。
おそらく理由は「メンドクサイ」の一言に尽きるでしょう。
メンバー持ち回りがメンバーにとって負担が大きいようなら、わたしは、自分と部長の二人で交互に担当するのでも良いと思っていましたが、「なんで俺なの？」と頑なに拒否られたので、「部長だからです」と物申しました。
一番トップは鎮座するだけ、という会社もあるかもしれませんが、部門のメンバーにとっては、「会議の進行は責任者がするもの」と考える人も多くいます。
それもどうかと思いますが、部長が自ら、部内の会議運営の議長を務めることに大きく難色を示すというのは、正直不愉快でした。
メンバー持ち回りというのも、自分の負担が増えるよりもマシということなのでしょう。
しぶしぶ了解した感じです。
誰のための会議なのか
営業部で開く会議、営業会議はいったい誰のための会議なのか。
参加者全員のためです。
参加者全員が自身の任務をスムーズに遂行にあたり、報告、連絡、相談する場が営業会議であり、一歩上をいくならば、自分の任務だけではなく、部内のメンバーの仕事がスムーズにいくように配慮し、支援する場でもあります。
提案があれば積極的に「こうしてみてはどうか」と提案しても良いし、正解も不正解もありません。
なので、ある意味、メンバー全員にとって自由に発言する場でもあり、チャンスでもあります。
「上司に招集かけられたから参加する」のじゃなくて、自分がその場にいて価値を提供するために、その場に居合わせるということを考えて欲しいものです。
また、自分が報連相あるのであれば、自ら営業会議を臨時で段取りして、みんなに時間を割いてもらうようお願いしたって良いのです。
みんなが同じ場所に集まり協議するというのは、そういうことだと思います。
メンバーのみんなは今回の決定について「えーメンドクサイ」と不服かもしれませんが、それでも、経験してもらう価値があると、わたしは考えています。
文句を言われようとなんであろうと、まずは、経験してもらう。
それが大事かなと思っています。
それでは、みなさま have a nice day
by ちびまる
