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過密な出張スケジュールをこなす
わたしの今年の海外出張スケジュールは、けっこう過密です。
１月：台湾（完）
３月：香港、韓国
４月：UK、スウエーデン、アイルランド
５月：オランダ、ドイツ、スイス
６月：ハンガリー
７月：ロス、USA
８月：シンガポール
９月：ドイツ、イタリア
１０月：中国
１１月：ワシントン、USA
です。
訪問都市はトランジットも含めて、時系列でいくと、台北、台中、高雄、香港、ソウル、ロンドン、ケンブリッジ、ヨーク、ストックホルム、ダブリン、フランクフルト、アムステルダム、アーネム、ハンブルグ、チューリッヒ、ルッツエルン、ウイーン、ブタペスト、ロサンゼルス、シンガポール、ボン、ミラノ、ペルージャ、北京、上海、蘇州、ワシントン。
合計２７都市です。
４月、５月、６月は全てヨーロッパで、なるべく、まとめていけように日程段取りをしたものの、この３か月のフライトだけでも、乗継便を入れると１６回にもなります。
１月~１１月のフライト回数は、トランジットも含めると合計で３４回！！！
これだけの数のフライトと宿の手配だけでも一苦労です。
フライトと宿の手配だけでも大変な作業ですが、実際に飛び回るとなると、ほんと、体力勝負なところはあります。
自分で戦略を練って、予算立てをしてチャレンジをするわけだから、誰にも文句は言えませんが、我ながら、なかなかチャレンジングな出張計画を組んだものだと、今更ながら思っています(^-^;
出張手配も仕事のうち
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『体調管理も仕事のうち』とは言うけれど、
〇季節の変わり目
〇急激な寒暖の差
〇インフルエンザの流行
〇多忙からの過労
〇加齢による体調変化
〇時差による体内時計の狂い
〇長距離フライトの疲れ
〇女性特有の不調など
など、体調不良を引き起こす要因はたくさんあり、体調管理も、なかなか大変！です。
それも、今年のわたしの海外出張回数は昨年の約２倍！
ほぼ１か月に１度の頻度で、主に欧米に向けた出張が多いのです。
気合を入れて体調管理をしていかないと、１年間のスケジュールを乗り切るのが難しいのでは？と危機感を感じるほど、ハードなスケジュールです。
体調を整えるには、日ごろの健康管理はもちろんのこと、フライト中も現地滞在中も、心身共に負担がかからない、環境づくりがとても大切になってきます。
体調を守るために、出張中の環境も自分で責任をもって整えるようにしています。
だからこそ、飛行機の手配も、ホテルの手配も、全て自分でこなします。
〇どのフライトにするか
〇どこで乗り継ぐか
〇乗継時間をどのぐらい取るか
〇空港からの移動はどうするか
〇滞在先は静かな立地か
〇滞在先のアクセスはどうか
〇スーパーは近くにあるのか
〇ホテルにジムはあるのか
〇自炊はできるか
〇お風呂に毎日入れるか
飛行機やホテルの手配をする際も、いろいろなことを考えなければなりませんが、なるべく自分が快適に、そして元気にパワー全開で仕事ができる環境づくりをするようにしています。
出張手配は骨の折れる作業
画像：photoACクリエイター：acworksさん
数ある航空会社やホテルから、自身の日程や予算に合うフライトや滞在先を見つけるのは、何気に大変な作業です。
普通は、総務課のスタッフがこういった作業は担うのですが、うちの会社には総務課がないので、自分で全てやります。
わたしは幸い、旅行代理店でのカンター営業の仕事経験があるため、出張の日程調整やフライトや宿探しは慣れています。
それでも、フライトやホテルの手配は、なかなか骨の折れる作業であることは間違いありません。
理由としては、わたしは仕事で海外に行くものの、ビジネスだからビジネスクラスに乗れるわけでもなく、フライトは格安チケットを手配するのが基本です。
出張において格安チケット手配の難しいところは、一度手配したら、即支払い、キャンセル・変更不可のチケット手配となるため、日程を間違えられないのはもちろんのこと、日程変更もできないことです。
ホテルはキャンセル・返金不可であれば格安で取れますが、数ヶ月先の出張を１００％返金不可というのはリスクが高すぎるので、少々高くても２~３日前までキャンセル無料にて宿手配はするようにしています。
海外出張は個人の旅行とは違って、相手があることなので、相手との日程調整をしながら、確実にスケジュールを固めていきつつ、フライトと宿の手配を進めるので、なかなか骨の折れる作業となります。
出張手配の条件を決めておく
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フライトと宿の手配をする際に、自分なりの条件を決めておくと、手配は比較的スムーズに進められます。
わたしなりの決め事は、まずはフライトでは、
〇国際線はなるべくANA
〇現地路線もANA提携航空会社
〇乗継はなるべく２時間以上
〇席は通路側前方トイレ付近
今までの経験から、ANAが一番快適なので、なるべくANAのフライトを選ぶようにしています。
また、フライトを１つの航空会社に集中させる理由としては、これだけのフライトを予約しておくと、いざという時に何かと融通を効かせてくれる可能性が高いからです。
また乗継便も提携先の航空会社で手配をすれば、何かとスムーズに事が運ぶことが多いからです。
次にホテルでは、
〇Booing.comで予約
〇キャンセル無料
〇朝食込み
〇バスタブ
〇口コミ８以上
〇スーパー近く
〇アクセス良好
〇静かで安全な立地
〇ジム施設あり
〇チェックアウト遅め
を条件に絞込みします。
わたしはBooking.comをメインで利用しています。
予約サイトの絞りこみ機能が使いやすく、またカスタマーサポートがしっかりしているので、トラブルがあった際に対応をしてくれるのが心強いからです。
ざっくり絞り込みをした後で、ショートリストのホテルやアパートメントを詳細に比較し宿を決めます。
口コミ評価を鵜呑みにしない
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口コミ評価をする人種やお国柄によって、『良かったと感じるレベルや感度』が異なります。
一概に総合的な口コミ評価だけでは、評価できないところがあります。
なので、宿を手配する場合は、ざっくりと総合評価８以上で絞りこみ、それから、目星をつけた宿において、『日本人の口コミ』をよく見るようにしています。
なぜなら、日本人は他国の人々よりサービスにうるさく、また繊細だからです。
外国人にとっては、『素晴らしい！』という評価であっても、サービスにうるさい日本人にとっては『普通』ということも多々あります。
日本は治安も良いですし、サービスも他国に比べると何かと優れていると思います。
そういった快適な環境で当たり前に過ごしている日本人が感じる感想が、とても役に立ちます。
海外に住んでいたからこそ身に染みる日本のサービスの素晴らしさ。
完全に個人的な意見ですが、大きな枠組みにおいて、ホスピタリティやサービスのレベルが日本は他国とは大きく異なるように思います。
また、出張者らしき人の口コミも参考にしています。
出張において、WiFiのつながりの良さ、トラブル回避というのはとても重要になってきます。
なので、部屋の無料WiFiがサクサクっとつながるかどうかはとても大事で、また、何かトラブルがあった時に、助けてくれるホテルのサービスの高さというのは重要です。
スタッフサービスとWiFiの口コミの高さをとても大事にしています。
早めに出張手配を終わらせ、本業に専念
画像：photoACクリエイター：acworksさん
海外出張手配を自らする理由は、責任をもって体調管理をするためです。
快適なフライト、快適な宿を早めに手配し、現地で快適に時間を過ごせる段取りをしておくことは、安心して出張するためには必要なことです。
わたしは１１月までのすべての出張の手配を２月に全て終わらせました。
フライトと宿を確定させたら、あとは本業に専念するのみです。
フライトも宿も日程が近くなればなるほど、価格が高くなる傾向がありますが、早めに手配をしておくことで、
〇予算に収まらない
〇直行便が取れない
〇宿が取れない
などの心配はなくなります。
あとは、自身が決めた滞在日程のスケジュールに合わせて、相手方と仕事の詳細を詰め、現地での本来の仕事に専念するのみです。
出張手配を完了させておくことで、精神的なストレスの多くが軽減されます。
フライトと宿さえ決まれば、
〇本業の準備に集中
〇現地の調査や確認
など、出発の日まで時間をかけて下調べや、準備をすることができます。
異国の地は、わからないことばかり。
日本では思いもしなかった習慣やルールがあります。
また、日本では起こり得ないトラブルも発生します。
言語も違えば、価値観も違う。
移動したり、食事をするだけでも、イチイチ考えなければならないことがでてきます。
でも、現地の習慣やもろもろについて念入りな下調べをしておくことで、いざ問題が発生した時に対処について想像することができるので、機転を利かせられることができます。
何事も余裕をもって念入りに準備をし、本番に臨むことが大事。
明日から香港に向け出張です。
まずは湿度の高さが心配(^-^;ではありますが、成果を持ち帰ることができるように楽しく頑張ってきます。
それではみなさま、have a nice day
By ちびまる
