Eメールがなかった時代
1990年前半は、パソコンも普及してなかったし、ましてや携帯電話なんて、ほとんどの人が持っていなかったはず。
例外なくわたしも。
その時代は、いったいどうやって連絡を取り合っていたんだろうと、思い出せないほど、今のわたしは、Eメール、そして携帯電話でのSNSなどに頼り切った生活。
無理やり思い出してみると、
〇固定の電話
〇公衆電話
〇お手紙
〇面会
このどれか。
確か、ポケットベルというものが流行っていた時代だけど、わたしは持ってなかったので、どうやって使うのかも知らない。
でも、テレフォンカードなるものは、常に持っていたかもしれない。
コンビニで1,000円ぐらいで購入して、公衆電話から彼氏に電話、とか。
この時代は、インターネットが普及していなかった分、情報収集は、なかなかうまくいかなかったものの、打てば返ってくるEメールに支配されることもなく、平和でのんびりした時代だったかもしれない。
Eメールへの依存度は高い
仕事上での連絡と言えば、Eメールが主流で、Eメールが読み込めなければ、また、送れなければ仕事にならない、と思ってしまうほど、Eメールへの依存度が高い。
社内でも、社外でも、まずは関係者にメール連絡。
でも、いつしか、そのEメールは、溺れてしまうほどの数に。
毎日Eメールを処理するのが仕事、みたいなところは、少なからず、あります。
パソコン同様、Eメールの普及は、世の中を便利にはしたものの、人々の生活はより忙しく、毎日、容赦なく入ってくるEメールと格闘する日々となり、下手すると、受信メールは数百にのぼり、そうなると、コミュニケーションは機能不全となり、パソコンがダウン、なんていうことも。
パソコンだけではなく、持ち主も病気になりそうです。。。
不要な同報メールはしない
仕事上のメールの場合、やたらとCC にメールを入れてくる人がいます。
特に、上席の人たちは、なんでもかんでも、ＣＣにメールを入れられ、受信ボックスは、直接的に関係のないメールでいっぱい。
それも、グループメールとなると、これまたやっかい。
１つのメールアドレスをコピーすればよいだけなので、ＣＣに入れやすいというのもなるのか、やたら、グループメールでの同報も多く、それらのメールは、件名でだいたい内容の察しがつくので、開封せずに削除するものもあります。
わたしは、ある時点から、グループメールは、よっぽど関係者に連絡をしなければならないこと以外は、使わないことにしています。
そして、同じ部内においても、グループメールの乱用を止めてもらうように要請しました。
また、コピーでメールを入れるのも、同報が本当に必要な人だけに絞るようにしています。
Eメール処理が仕事ではない
本来、メールの処理は仕事ではないはず。
でも、海外取引先の連絡は、メールが主となり、どうしてもメールの数は増えがち。
わたしの場合は、欧米取引先とのメールのやり取りが多いので、時差があるのは逆に助かります。
なぜなら、ピンポンゲームのように、打てばすぐに返ってくる、ということがないから。
メールがピンポンゲームのようになってしまうと、下手すりゃ一日ずーっと、メールの処理に追われてしまいます。
でも、本来、やらなければならない仕事は他にあります。
わたしは、基本的には、朝一番にメールを受信し、30分ぐらいで片付づけ、保存の必要がないものは、さっさと削除していきます。
そして、一通り、受信ボックスに目を通したら、メールシステムを閉じて仕事をするようにしています。
そうでないと、次々に受信ボックスにメールが入ってきて、その通知が出るので、他の仕事に集中できないのです。
メールの処理に追われない、惑わされないように、工夫が必要です。
１年以上前のメールは断捨離
どこかで、メールを振り分けたフォルダー内を整理していかないと、パソコンの容量がメールの量に埋め尽くされてしまいます。
なので、わたしは、過去１年ぐらいのメールのみ残して、その前のメールは思い切って捨てました。
いつか必要になる情報かも・・・
と思っても、クローゼットにずっとしまい込んでいる着ない衣類と同じで、今使わなければ、捨ててしまっても、さほどインパクトはないのです。
なので、全部捨てちゃいました。
フォルダー内や受信ボックス内を身軽にしておくと、処理のスピードも速いし、心の平安も保てます。
なんだかわからないメールがわんさかあると、大事なメールがどれかわからなくなってしまいます。
メールに限らず、エクセル、ワードなどで作った文章、そしてペーパーベースの書類も同じで、整理することなく、次々に量産してしまうファイルや書類。
作る前に、そして印刷する前に、
「本当に必要か？」
と考えてからアクションを起こした方が良いと思います。
そして、不要になったファイルや書類は、こまめに断捨離して、整理整頓を心掛けていると、心が穏やか、仕事もはかどります。
それでは、みなさま、本日も
have a nice day
by ちびまる
