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海外出張の段取りを早めに終わらせる工夫

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画像:photoACクリエイター:yoocoさん

 

海外出張の段取りは年末から

 

わたしは次の年の海外出張の段取りを年末あたりから、ぼちぼち始め、

 

年始に年間の予算確保、2月頃までには年間の出張スケジュールを確定させます。

 

理由は、早く本来やるべき仕事に全集中するためです。

 

出張が始まってしまえば、仕事の段取りで忙しく、宿やフライト予約に構ってる暇はありません。

 

次から次へとあちこち飛んでいかなければならないので、たぶんその最中はヘロヘロ_| ̄|○

 

なので海外出張に関わる雑用はチャッチャと片付けてしまいます。

 

海外出張は、国内の出張とは異なり、出張に出かける前に段取りや確認すべきことがたくさんあります。

 

例えば、

 

〇パスポート残存期限

〇査証の要否

〇フライト照会・手配

〇宿泊先の手配

〇保険の申し込み

〇治安情勢

〇地理的情報

〇言語確認(英語の可否)

〇現地の交通情報

〇現地の通貨

〇チップの習慣

〇商慣習マナー

〇飲食の注意事項など

 

上記を下調べした上で、現地取引先とのアポイントや商談、展示会、顧客訪問、会食などの段取りをする必要があります。

 

異国の地に出かけていき、まったく知らない土地で仕事をするというのは、想像以上に大変でストレスがかかるものです。

 

一言で言えば、『わからないことだらけ』です。

 

何をするにしても、イチイチわからないことが多いので、自力で答えを見つけることは極力しないで、『まずは現地の人に尋ねる』ことを優先し時短に努めます。

 

また、想定外のことが日常茶飯事的に起こるので気を引き締めて、慌てずに、臨機応変に柔軟な対応が求められます。

 

海外出張に月1~2回出かけるわたしは、出張が始まったら、出張段取りに時間を割く余裕はありません。

 

出張の手配の心配をせずに、本来の仕事に集中するためにも、フライトやホテルの手配を早めに済ませ、ひとまず現地の基本情報だけを揃えて、余裕を持って海外出張にのぞみたいものです。

 

ムリのない年間スケジューリング

 

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画像:photoACクリエイター:acworksさんバッグ

 

海外出張は、新しい世界を肌で感じることができるので楽しいことも多いですが、メンタル面での疲労はもちろんのこと、身体的にも大きな負担がかかります。

 

仕事は大事ですが、自身の健康と安全が何より大事です。

 

ムリのないスケジュールが必要です。

 

私の場合は、長距離フライトである欧米への出張も多いため、地球を西に行ったり、東にいったりと、とにかく大忙し。

 

長距離移動ですと、日本時間とは真逆のタイムゾーンへ行ったり来たりするので、体内時計の調整も容易ではありません

 

特に胃腸のトラブルはつきもの(^-^;

 

ジェットラグなど睡眠の問題はないのですが、わたしは胃腸が弱いので、少しでも無理をすると胃腸の調子を崩してしまいます

 

ただでさえ、胃腸がそれほど強くないのに、慣れない海外で、朝から晩まで働いて疲労がピークな中、日本時間の真夜中に重たい食事をすることになるので、胃腸への負担は計り知れません。

 

一昨年は、

 

〇5月ポルトガル(西)

〇5月コペンハーゲン(西)

〇6月トロント(東)

〇7月シカゴ(東)

〇10月西海岸USA (東)

 

欧州⇔日本⇔USAを行ったり来たり。

 

最後の10月USAの出張では、

 

〇日本⇒サンディエゴ

〇サンディエゴ⇔サンフランシスコ

〇サンフランシスコ⇔シリコンバレー

〇サンディエゴ⇒日本

 

と20日の間に展示会3つをこなしつつ、都市間を頻繁に移動しながら顧客訪問をするという過密スケジュール。

 

海外出張の終盤にかけて、完全に胃腸が壊れてしまい、大変辛い思いをしました。

 

今年は、昨年もよりさらにハードなスケジュール

 

欧米に加えてアジア各地も訪問します。

 

アジアとなると、食べ物や水など衛生面の懸念もあり、胃腸を壊してしまわないか、大きな不安もありますが、なんとか順調に仕事をこなし、良い結果を日本に持ち帰る必要があります。

 

自分の体調を考えつつ、年間の全体的な海外出張をバランス良くスケジューリングをする必要があります。

 

なるべく出張と出張の間は、1週間以上のブレイクを入れ、各訪問国の

 

〇季節的な要因

〇ホリデーシーズン

〇予算立ての時期

 

なども考えながら、予定を組みます。

 

暑過ぎず、寒過ぎない季節で、かつ現地のホリデーシーズンに当たらないようにすることは、海外出張予定を組む際に結構重要です。

 

気候の大きな変化は、体調を崩しやすくなります。

 

また、6月~8月はサマーホリデー、もしくは、4月のイースターホリデー、12月のクリスマスホリデーなど、市場が完全にオフ状態になる地域もあります。

 

市場が閑散期で顧客を訪問できないようでは、お金をかけて訪問する意味がありません。

 

よく現地の代理店と話をしながら、いつ訪問するのがベストなのかを考え、出張計画を立てる必要があります。

 

海外出張シミュレーションをする

 

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photoACクリエイター:TicTacさん

 

相手方に訪問の打診をする前に、必要な予算の確保をする必要があります。

 

予定を細かく立ててから予算申請では、全てにおいて行動が遅くなります。

 

年間の海外出張予算を頂くために、ざっくりと年間の海外出張シミュレーションをしてみます。

 

相手の予定を聞いてから・・・なんて言っていたら、いつまでたっても、何の出張もFIXできないので、訪問時期はダミーで決めておいて、後で調整すれば良いのです。

 

その上で、航空券や宿泊費などをざっくり把握します。

 

予算オーバーしないためにも、少し多めに見積もって決裁を取りにいきます。

 

旅費は出発の時期に大きく左右されますので、計画が変更になっても予算オーバーしない段取りが必要です。

 

稟議申請は簡潔に、迅速に

 

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photoACクリエイター:acworksさん小銭

 

年間のおおよその予算を立てて、

 

〇販売戦略のプレゼンし

〇戦略計画に合意いただき

〇口頭ベースでOKをもらっておく

 

それから稟議書を一気に申請しておくと決裁も早く、後々が楽です。

稟議内容は、簡潔に、

 

〇行き先

〇訪問目的

〇目指す結果

〇申請予算

 

のみを記載した申請書をエクセルで作成します。

 

1枚しっかり申請書を作れれば、あとはシートコピーで枚数を増やし、必要なところだけ修正をかければ一気に複数枚の稟議申請書を作成できます。

 

よく見かけるのが、1申請1ファイル(ワードやエクセル)で作ること。

 

わたしは1ファイルに年間の計画、そして稟議申請書を作ります。

 

そうすることで、ファイルを探す手間も省け、修正をする際もとても楽です。

 

また、稟議申請書を回す際に、稟議決裁に関わる重要人物(キーパーソン)に事前に根回しをしておくことは決裁を迅速に進める上で、とても大切です。

 

重要人物とは、稟議決裁の書類を詳細に確認する人であり、予算を出すのにお財布を握っている、もしくは一番権限がある人です。

 

最終決裁をする社長に、口頭ベースで事前に『YES』をもらっておくことは言うまでもありません。

 

軌道修正の報連相は後で

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画像:photoACクリエイター:acworksさん足

 

予算の稟議決裁がおりたら、取引先とのアポイント取りです。

 

各国に散らばる現地代理店は、

 

〇国民性

〇企業文化

〇窓口のパーソナリティ

 

により、

 

〇仕事のスタンス

〇仕事の優先順位

〇仕事の進め方

〇仕事のスピード

 

は、さまざまです。

 

『YES』と確認していたとしても、さまざまな事情で『NO』と覆されることも日常茶飯事です。

 

よって、臨機応変に、相手の特徴を受け入れつつ、調整を取っていく必要があります。

 

予定が大ブレしたとしても、ストレスにならないことが大事です。

 

わたし自身、きっかり何でも白黒つけたいタイプですし、物事をさっさと決めて前倒しで進めていきたいタイプなので、『のらりくらりなタイプ』の人との仕事は大変です。

 

でも、イチイチ目くじら立てるのも、イライラするのも、ストレスを抱えるのも、結局自分のためにならないので、深呼吸をしながら柔軟に状況を受け入れつつ対応する必要があります。

 

再調整も迅速に

 

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画像:photoACクリエイター:acworksさん打合せ

 

今年分は、すでに年間スケジュールを立て予算を確保したので、ただいま、具体的な年間海外出張スケジュールのアポイント調整しているところです。

 

なのですが、、、

 

さっそく計画倒れ・・・(^-^;

 

計画では、

 

3月:香港、韓国、台湾

4月:シンガポール、オランダ

5月:ドイツ、北欧、UK、スイス

6月:ハンガリー

7月:USA(NYとLA)

8月:休憩

9月:イタリア、ドイツ

10月:中国

11月:USA(ワシントンD.C.)

 

という予定でしたが、

 

台湾の代理店より『その日は会社が休み』と連絡があり、2月で調整を試みました。

 

がしかし、、、

 

『2月はsuper busy: 超多忙』とのことで、急遽1月末に行くことになりました。

 

それで、やっと顧客アポイントを取り、いざ予定していたフライトを確保しようとしたら、今度は『予定便が満席!』という事態。

 

速攻で代理店に連絡をとり、1日前倒しで予定を組み直し、フライトと宿を確保。

 

次にシンガポールですが、4月第一週に予定していましたが、4月第一週は『顧客の予算が未決定の時期』、よって

 

『すぐに売りが立ちづらい』とのことで、バイオポリスでの展示会を再調整中。

 

次にオランダですが、4月中旬に共同展示をしようとしていましたが、

 

先方が『どうしても中国に飛ばなくてはならなくなった。』と連絡が入り、共同展示の予定が崩れ、先方が来日することに

 

次にスウエーデンですが、5月の初旬に行く予定でしたが、

 

『すでに他の展示会でsuper busy 超多忙』とのことで、

 

6月は?と聞くと、『6月~8月は閑古鳥(^-^;』

 

理由は、『サマーホリデーで、誰もいない』

 

じゃぁ9月は?と聞くと、『〇日から〇日まではスクールホリデーだね』

 

と、またホリデー。

 

じゃぁ〇日は?と聞くと、『あ、その日は祝日』笑

 

と、またもやお休み。

 

『じゃぁ、スウエーデンの人は、いつ時に一生懸命ガシガシと働くの?』と聞くと、

 

『う~ん・・・ガシガシ働く日は、、、ないかもー笑』との回答。

 

そんなことはないのだろうけど、結構のんびりしている国民性のようなのですが、休み明けんなら良いかもというので、そのあたりを狙って再段取り中。

 

次にイギリスですが、予定していた展示会への回答を聞いたところ、

 

『それにはやっぱり出ないことに決めたわ』

 

⇒(えぇぇ(-_-;)私)

 

『その代わり〇〇と〇〇に出るから、あなたも来られるならwelcomeよ(^o^)/!』との回答。

 

Welcomeなのはありがたいのだが、〇〇と〇〇の展示会の日程は、わたしのスケジュールに合わない笑

 

ということで、こちらも再調整。

 

こんな感じで、見切り発車をすると再調整が必要になるのだけれど、

 

わたしのほうで予算が決定しているので、訪問目的が同じで予算内であれば問題ないので、あとは出張スケジュールのパッチワークをするだけ。

 

年間のスケジュールで、自分にとってもバランスよく、相手にとっても都合が良いところに、年間カレンダーというパズルに、ピースをはめていく作業をするだけです。

 

段取りが済んだら本業に専念

 

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画像:photoACクリエイター:photoBさん 

 

予定がFIXしたものから、まずはいつでもキャンセル可能な条件で宿をおさえておきます。

 

フライトについては、予約とともにキャンセル料が発生するため、

 

〇できる限り直行便

〇できる限りANA便

〇できる限り楽な乗継ぎ

〇価格

 

を調べて起き、間違いなく出張すると決まれば速攻でフライトをおさえ支払いを済ませます。

 

フライトと宿泊先をまずは決めておけば気も楽です。

 

それから、査証の要否は早めに確認をしておきます。

 

その上で、年間の海外出張スケジュールに合わせて、本業の仕事の準備を進めていきます。

 

本業の仕事の段取りや準備がひと段落したところで、

 

〇現地の基本情報

〇現地の治安情報

〇現地の通貨

〇チップの習慣

〇空港からのアクセス

〇飲食の注意など

〇おすすめ観光地など

 

直前に調べて現地入りします。

 

こんな具合で、ただ今は、年間スケジュールを再調整中でして、フライトと宿を確保している最中です。

 

最後は神頼み

 

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40代後半に差し掛かるわたしにとって、年10回ほどの海外出張は、正直言えばしんどいです。

 

何がしんどいって、やはり体です。

 

昨年は、後半に体調を大きく崩してしまい、苦しみました。

 

今年は、胃腸を整えストレスを軽減し、トラブルフリーで海外出張を無事に済ませられますようにと、神頼みしてきました^^

 

埼玉県の秩父の山奥にある『三峯神社』

 

パワースポットで有名な神社のようです。

 

www.mitsuminejinja.or.jp

 

〇健康のお守り

〇交通安全

〇気のお守り

 

3つを買って、

 

樹齢800年以上の杉の木 神木におでこをくっつけて、『神様、わたしを守ってくださーい』とお祈りしました。

 

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そして、この壮大な秩父の山を拝んで、パワーをたくさんもらってきました^^

 

『病は気から』というのは、あながち嘘ではないように思います。

 

とりあえず、信じられるものは信じてみて、担げる縁起は全部担いで、今年も頑張ろう!

 

海外出張の予定に加え、海外からの来客対応もあるため、今年も大忙しとなりそうです。

 

ブログの更新、最近スローになり気味ですが、なんとか続けられることを祈って!

 

みなさま、have a nice day

 

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