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過重労働(オーバーワーク)に気をつけよう 仕事を減らす工夫を考える

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過重労働、オーバーワークに気をつけよう

 

世間で騒がれる過重労働=オーバーワーク。

 

問題になっていますね。

 

仕事とは、ほどほどに向き合わないと、体を壊してしまう原因になります。

 

仕事は、仕事ができる人に集まってきます。

 

また、頼みやすい人=Noと言えない人、のところに集まってきます。

 

そして、時に、すでに、いっぱい、いっぱいでキャパオーバー(機能不全)なのに、断り切れず、頼まれた仕事を引き受け続けてしまう=終わらない仕事増えてしまう人がいます。

 

また、仕事が好き過ぎて、自ら仕事をライフワーク、まるで趣味のように、向き合ってしまう人(←わたし)も、結果的に、長時間労働を自ら進んでしてしまうタイプの人間もいます。

 

わたしのように、好きでやっているタイプの人は、精神的ななストレスは少ないですが、40代半ばという年齢もあり、パソコンワークが多いということもありますので、目・肩・腰、どちらかというと物理的に身体に負担がかかります。

 

プレミアム・フライデー = ひとによっては、迷惑な制度

 

あるニュース番組の街頭インタビューで答える中間管理職の多くが、どちらかというと迷惑、機能していないという回答でした。

 

わたしも、個人的には、あまり意味のない制度と感じています。

 

少なくとも、わたしにとっては、ほとんど意味のない制度

 

なぜなら、私の場合は、海外の取引先やお客様の対応が多いので時差もあるし、また、どうしても片付けなくてはならない仕事が目の前にあれば、時間をとって片付ける必要がありますから、「金曜日の夕方は仕事しない」と決めるわけにはいかないからです。

 

わたしは、金曜日だろうが、月曜日だろうが、自分が休める時に、自分の意志でしっかり休みますし、自分の仕事のスケジュールに合わせて、長期休暇をとったり、代休を消化する場合は、週休3日制にして、休みをつくります。

 

目の前に、重要な仕事があるのに、強制的にそれをほっぽり投げて、休みを取れと言われるほうが、逆にストレスとなります。

 

それだったら、ある程度、自由裁量で、個々人で、「わたしは、ここで、休んでおくね」という感じで、チームメイトとコンセンサスを得ながら、休める時にしっかり休養を取るほうが、効率的であり健全です。

 

例え、平日ど真ん中の昼間でも、急な休みの申請でも、大きな問題にならないのであれば、仕事もまわるし、社員の心と体の健康を維持できるように思います。

 

過重労働を回避するには

 

人の処理能力(キャパ)は、それぞれですし、人には得意不得意があります。

 

また、ものごとをハッキリ言えるタイプ、言えないタイプ、雑多な情報の中から、要点をまとめられるタイプ、そうでないタイプ、人の言葉を気にしないタイプ、気にするタイプ、いろんな性格もあります。

 

ある程度、切り捨てご免で断捨離をしながら、業務内容の優先付け、自分がやらなくても良い仕事は割振りをして、自分で仕事を抱え過ぎない工夫をすることが大切です。

  

どのように、断捨離するか。

 

〇自分にも人にも完全を求めない

〇断捨離後のインパクトの度合を見極める

〇業務の収益性を考える

 

〇重要・緊急⇒1番

〇重要でないけど緊急⇒2番

〇緊急じゃないけど重要⇒3番

〇重要でも緊急でもない⇒切り捨て 

 

仕訳した業務の中でも優先をつければ、おのずと、重要度が高い仕事が明確になりますし、また、仕事の仕上げ具合も100%を求める必要があるのか、7割OKなのか、それとも、まずは3割程度の絵コンテ的なもので良いのか、などを判断します。

 

また、何かを人に頼んだ場合、7割出来上がれば上々と考えたほうが上手くいきます。

 

インパクトが低いものは気にしない

  

時々、お見かけするのが、しょーもないところを、ものすごい勢いで、間違いを指摘する人。

 

「うん、確かにそうだね、間違ってるね、でも、それって、どれだけ、全体にインパクトを与える問題なのかしら?」と思うような指摘がほとんど。

 

気がついた人が修正して、フォローをすれば済む話。

 

イチイチ全てのケアレスを大ごとにしては、大事な仕事が前に進まない。

 

わたしにとって、大事な仕事は、

 

〇売上・利益に直結

〇リスク回避・問題解決

〇チームビルディング

 

大きく分けて、この3つです。

 

企業の存在価値は、もの・サービスを創造し、売上・利益をあげることです。

 

これに尽きます。

 

全ての業務を同レベルで対応してては、リソース(時間と労力)の注力ができません。

 

利益を生み出す活動をしているか見直そう

 

短期的に利益を生み出せない活動は、見直しが必要です。

 

また、中長期的に価値を生み出す可能性があるものへの活動も、見直しが必要です。

 

そして、その活動について、定期的なレビューをすることも大事です。

 

やみくもに、可能性があるかもしれない、と思って全てに手をつける、そして、いつか目が出るかも・・・と、手放せないのは、お掃除ができないゴミ屋敷に住むリスクを抱えるのと同じです。

 

1~2年の間に、一度も使わなかったものは、その後も使わない可能性が高いです。

 

1~2年の間に、棒にも箸にもひっかからない案件、光が見えない案件を、「いつか、きっと」と宝くじをあたるような感覚で期待するのも同じことです。

 

点ではなく面をみて仕事をしよう

 

ひとつの点を深堀するのは、よっぽど信念があって、人生を賭けるぐらいの気持ちがあることであって、自身で責任をとれることなら良いですが、まわりを巻き込むには責任が伴います。

 

なぜなら、リスクが高いからです。

 

企業で働く場合は、たいていの場合、雑多な業務をこなしながら、重要課題に注力しなければならないことが多いです。

 

業務全体を紙面に広げた場合、面を見ずに、点だけをみて(それも角っこの点)、効率やインパクトを考える前に、その点から出発して仕事を進め、やみくもに深堀してしまう人をたまにお見かけします。

 

木を見て森を見ず、という状況。

 

全体像(面)を遠目で確認しないまま、自分が着手した点から、次の気になる点を、どんどん深堀してしまって、結局どこを目指し、何を目的とした作業をしているのかを見失ってしまうケースも散見されます。

 

全てを「こうあるべき、これが正しい」という点に固執してしまうと、100%を求める過ぎて、大事なポイントを見失います。

 

確かに、細かいところをみてしまうと、「あ、これも直さないとね、あ、これもダメじゃん、あ、これも間違ってる。」みたいな箇所は、組織の中でたくさん見つかります。

 

そうすると、人は、まずはその情報を管理したがります。

 

管理表を作成することが目的になってしまって、いつ、どこで、どのように活用し、その管理表を売上・利益につなげていくのかを考えないまま、管理表のエクセルやデータベースばかりが増えていき、日の目を見ないまま、社内サーバーのフォルダー内に格納されて終えるエクセルファイルをたくさん見かけます。

 

正直いって、役に立たない情報をいくら完璧に管理しても無駄です。

 

管理表を作る前に、一旦立ち止まって、その管理表がどれだけ活用できるのかということを想像してから作業に着手したほうが良いです。

 

自ら責任をもって迅速に決断を

 

余計な作業に時間が取られるケースとして、自らが責任をもって迅速に決断し、ものごとを進められないがために、いったり、きたり、いつまでも、ぐずぐずと誰も、何も決められない、責任の所在が不明確なため宙ぶらりん、ものごとが進まず時間だけが過ぎ去るケースがあります。

 

自ら進んで責任をもって、迅速に決断して、段取りを進めたほうが話は早いですし、最短で仕事を終えられます。

 

ただし、自ら進んで責任をもってものごとを進めるとしても、押さえるべきキーパーソンには丁寧な説明と報告をし、事前に同意を得ておき、コンセンサスを得た上で、ものごとを進めることが大前提です。

 

周りに同意を得ずに、勝手に進めては、反感を買うか、反対意見が後からでて、もめてしまいますし、面倒な人間関係に時間を取られます。

 

そうならないように先手を打って、丸く納めつつ、プロセスの迅速化を図ると、仕事がはかどります。

 

考えても答えが出ないことで悩まない

 

自分がいくら考えても、悩んでも、解決しない事柄があります。

 

それは、相手がどう思っているのか、相手がどういう状況なのか、直接確認できれば良いですが、確認をすることもなく、憶測で悩んでいるケースを散見します。

 

憶測はあくまで憶測。

 

確認できないのであれば、相手のあることを、あれこれ悩んでも時間の無駄です。

 

また、自分が影響を及ぼせないことを、あれこれ悩んでも答えは出ないです。

 

頭を悩ませるのなら、自分自身が動けばなんとかなること、もしくは、相手から協力が得られる事柄だけです。

 

悩む価値のあるもの、そうでないものを切り分けて考えて、悩んでも仕方がないことは、早い段階で切り捨てるということをすると、時間短縮になります。

 

自分の仕事をコントロールできるようになると、建設的な仕事の進め方が可能になります。

 

わたしも、まだまだ、まわりに振り回されて、オーバーワーク気味なので、自分自身の戒めのためにも、オーバーワークの回避について、考えてみました。

 

みなさまも、どうぞ、健やかなライフを^^

 

byちびまる

 

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