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英文を書く、というアウトプットの練習は、社内メモの文章コピーから【第7話】

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『自分の言葉を英語でまとめて書く』というのは、英語初心者の場合、『至難の業』です。

 

それも、全社員向けのメモだったり、対外的に出す文書だったりすると、なおさら『間違えてはいけない』、という思いがつのり、緊張や不安もあって、なかなかうまく書けなかったりします。

 

銀行でのお仕事で、まず、お仕事らしい仕事をしたのは、社内回覧用の【社内メモ】の作成

 

例えば、内容としては、

 

文書の種類:社内連絡票
日付:〇年〇月〇日
宛先:全社員各位
差出人:企画課
掲題:災害復旧プランの訓練実施のご連絡

 

のような、要件を伝えるような社内メモの作成。

 

例えば、こんな英文。

 

※下記、文章のバランスについては悪しからずm(_ _)m


MEMORANDUM


Date: 20th Aug. 2017
Attn: All staff
From: Planning Dept.
Subject: Schedule of Training for Disaster Recovery Plan (DRP) 


Dear All

Please be informed that we will conduct a training for DRP as follows.

Date: 15th Sep 2017
Time: 10AM – 12PM (2 hours)
Place: Disaster Recovery Site 
Attendees: All Staff
To Do: Follow DRP manual (version 10) 

Necessary instruction will be provided by each department head.

Kind regards,

 

 

Signature: 

 

Name XXXX
The Head of Planning Dept.

 

いつ (When)、どこで (Where)、誰が (Who)、何を(What)、してください、みたいな内容を簡潔にまとめて、的確に情報伝達するメモの作成です。

 

例え、とてもシンプルな英文作成であっても、いざ、メモのテンプレート(真っ白なA4 画面)を目の前にすると、何を、どこから書き始めれば、さっぱり思い浮かばず、固まっているわたしを、背後からみていた課長が一言。

 

『前に回覧したのがあるから、それを見てみて』と。

 

伝えなければいけない文章構成は、以前のメモに書いてあるので、その文章の骨組をまずはそっくりそのまま真似して、修正が必要なところだけをパッチワーク方式で修正をかけていくだけ

 

大事なのは、単なるコピペではなく、『自分の手で同じ文章を真似して書いてみる』ことです。

 

『一文字ずつパソコンで打ってみる、というのがとても大事。』

 

パソコンの知識がなかったわたしは、同じように書くしかできなかったので、コピペする、という概念がなかったのもあって、課長が作った英文をひたすら、『何回も、1から書くということを繰り返した』ことにより、フレーズに慣れてきて、気がついたら1つずつパターンを覚えて自分で書けるようになりました。

 

反復作業というのは、言語を覚える際には、とても効果が高く、非効率のようで実は一番の近道ではないかと思っています。

 

なんとなく、自分で立派な英文作成ができた気分になるのだが、基礎がないので応用がきかず、ちょっとでも、付け加えなければならない文章などが出てくると、『う~ん、わからない・・・』と唸りながら、1文作るのにえらい時間がかかったのを覚えています。

 

つまずく度に、まずは自分で書いた文章を課長に見せて、『何が言いたいのか、さっぱりわからない。』と、厳しく何度もダメ出しされながらも、『こう伝えたいなら、こう』みたいな感じで、1つずつ教えて頂いて、英文を書くコツ、というものを教えて頂いたことが、私の英語力の土台になっています。

 

ついでに、英語表現だけでなく、文の組み立て方(日本語においても)、要点の伝え方、そして、書類を美しく見せるこだわり、例えば、フォントタイプや大きさの統一、上下や左右の余白のバランス、A4一面上での文章配置のバランスなどを細かく、『ダメ出しされることで、身につけることができた』と思っています。

 

なので、私自身もワードにしても、エクセルにしても、パワーポイントにしても、見栄えには、結構うるさいほうなのだが、時と場合によっては、見栄えの調整は、ばっさり切り捨て、迅速に要点を伝えらえる書類作成を優先しています。

 

こんな感じで、日々の日常業務を通じて、英語はもちろんのこと、文章作成のイロハを教えてもらったことは、わたしにとっては、『良い肥し』になっています。

 

 

byちびまる

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