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難しい会議のかじ取り、中国企業との電話会議(複数個所からのアクセス)

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相手指定の電話会議システムを使う

 

昨日、面識のない初めての外国企業と電話会議をしました。

 

目的は、コラボレーション可能性の模索。

 

たいてい、相手がOKであれば、わたしは無料スカイプビデオ会議をするのですが、無料スカイプは複数ポイントからの通話は接続が良くないケースも多いのが難点。

 

今回は、相手方の電話会議システムを使って、電話会議をしたのですが、まずは、慣れない会議システムを使いこなすのが大変”汗”

 

Webのリンクが送られてきたので、リンクをクリックして待っていれば良いかと思いきや、どうも、そこから、固定電話機を使って、日本国内の番号にダイヤルインして、国内通話のみでOKというシステムだったらしくて、接続までに5分程度かかってしまいました。

 

電話会議の場合、ネット環境とは異なり、「接続が悪くて聞こえない」ということがないので、まぁ、便利と言えば便利です。

 

はじめての相手複数人との電話会議

 

まったく面識のない、「はじめまして」の企業の人たち複数人と、顔を見ずに複数拠点で電話会議というのは、言語の問題ではなく、日本人同士でさえ、難しいものです。

 

1 vs 1 ならまだしも、複数人ですからね。

 

誰が、いつ、どこで発言するのかなど、交通整理をしながらでないと、意義のある会議にはなりません。

 

わたしは、こういうケースの場合は、必ず自分自身が会議のかじ取りをするように仕向けます。

 

理由は、会話のコントロールがしやすいのと、自分が押さえたい要点を押さえる方向に会話を持っていけるからです。

 

MBA大学院のグループワークで鍛えられたファシリテイト力

 

ファシリテイト力、=その場を仕切る力です。

 

はじめての相手、それも会ったことのない相手で、複数人とのグループ会議やプロジェクトを進める訓練は、MBA大学院在籍中に、オンラインキャンパスでずいぶんと鍛えられました。

 

わたしが時間を費やしたオンラインキャンパスでのMBAコースでは、科目ごとにグループワークがあり、グループメンバーについては、1枚のリスト表で、名前を割り振られるだけで、「その後は、自分たちで段取りしてやってね」というスタイルでしたので、もじもじしている暇はないのです。

 

課題も1行テーマぐらい。

 

グループで後で掘り下げて、リサーチして、考えて、アウトプットして、という課題です。

 

この人誰?という人たちと短期間で、みんな忙しい中デイスカッションして、課題分担して、1つのレポートに仕上げていくのだから、容易ではありません。

 

まず、この人誰?という人に、自ら、「よろしく、で、スカイプID送りました、承認ください」みたいな感じで、チャッチャと進めていかないと、他の課題がまわらない、という状況でしたので、わたしは、いの一番で、メンバーに声かけ、

 

〇いつキックオフし、When

〇誰がスケジューリングし、Who

〇どの題材として選び、Which

〇何を掘り下げ、リサーチし What

〇どのように期日まで仕上げるか How

 

と5じゃなくて4W1Hで、若干強引に、プロジェクトを自分の持っていきたい方向に、自分のペースで進める傾向があります。

 

それが良いのか悪いのかは、結果次第ではありますが、待っていられれない、黙っていられな性格上、先に手を挙げちゃうんですよね、要するにせっかちなのです。

 

そのわたしの行動で、わたしを苦手・嫌い、という人も少なからずいたと思いますが、性分ですから、もう、自分でも、人に嫌われる覚悟で貫くしかありません。

 

そんなこんなで、2年間みっちりとMBAコースでグループワークを経験したことで、見知らぬ人とアイスブレーク30秒ぐらい、トータルで30分~1時間ぐらいで要件を済ませられる術を身につけました。

 

傍から見れば勝手な進行の仕方ですが、まずは、言いたいこと言う、そして聞きたいことをすべて聞く、そして、その後に相手が言いたいこと、聞きたいことを聞く、という風にわたしは会議を進めるようにしています。

 

目的は1つ、会議の中から1つでも何か結論・収穫を得る、これだけです。

 

わたしが一番嫌いな会議体は・・・

 

のらりくらり、「みんなで渡れば怖くない」というスタイルの、誰も責任を取らない会議。

 

これだけは、わたしは、ダメです。

 

わたしはチームワークは大事と思っていますが、基本は個々人の責任のもと仕事を遂行していく、責任を取っていく、という仕事のスタイルを好み、どちらかというと集団主義というより、個人主義的発想の方が強いです。

 

大学院で学んだ大事なこと。

 

FACT BASE (事実ベース)で協議しようということ。

 

事実確認をしない、何の調査もしないまま、何かについて会議体を持っったとしても、個々人の経験に基づく情報(古いことが多い)と価値観でいくら協議したところで、わたしは時間のムダと思っています。

 

協議するなら、個々人が責任をもって下調べをしてくる、しかるべき確認を取ってから会議に参加する、要するに準備すべきことを準備してから会議に臨む会議体でなければ、意味がないと思っています。

 

ブレインストーミングやキャッチアップ会議なら、五月雨式に情報交換で良いかもしれないけど、何か重要な方向性を決断をする会議においては、事実、確かな情報のもと会議をしないと判断を誤るリスクが高いです。

 

こんなわたしなので、社内で完全に浮く、そして、ぶつかることも少なくありません。

 

また、異常に「反論」に反応する人が多いのも確かで、異論を唱えると怒り出す人がいますが、それでは協議にならないし、異論が出るということは、「関心を示している」、「疑問がある」ということなので、自身の理論で打ち返せばよいだけなのです。

 

それを嫌がる人が多いように思います。

 

わたしのストレートな物言いに問題があるのかもしれないのですが。

 

中国人の英語を聞き取るのは難しい

 

自分の英語力を棚に上げての話ではありますが、中国人の英語を聞き取るのは難儀です。

 

理由としては、

 

〇早口

〇要点なく話はじめる

〇とりとめもなく話す(長い)

〇中国訛りが強い

 

というところでしょうか。

 

どこかで、まったをかけないと、ずーーーーーーっと、よくわからない話を聞く羽目になります。

 

中国人に限らず、、、の話かもしれませんが、私自身の経験ベースでは、中国人はよくしゃべりますし、話すスピードもめっちゃ速いです。

 

中国人と同じく、聞き取りが難しいのがインドと中東の人の英語。

 

傾向は同じです。

 

もちろん、中国、インド、中東の人でも、人前で話すことに慣れている人は別です。

 

要点をシンプルにまとめて、抑揚をつけて話をするので、わかりやすいのです。

 

私自身、よく中国人に間違えられるので、中国人が話すような英語の話っぷりなのでしょうね。

 

わからないことはわからないと言う

 

重要度が低そうな話の内容であれば、わからなくても、そのまま聞き流すことも多いのですが、やはり、ここはちゃんと理解して聞いておかないとだめだなと思う点については、「理解できない」ということをはっきり相手に伝える必要があります。

 

特に、国際ビジネスにおいては、わからないことを、しっかりと、「わからない、もう一回言って」と何度でもわかるまで聞き直す勇気が必要ですし、実際に聞き直さないとトラブルの元です。

 

わたしも何度も聞き直すことがありますが、どうしても聞き取れない場合は、「メールで送って」とお願いします。

 

いずれにしても、多国籍の人たちとビジネスをやっていくというのは、楽しい反面、非常にエネルギーがいることです。

 

特に中国人のエネルギーの強さは半端なく、それに負けないエネルギーでこちらも対応していくことでちょうどバランスを維持できます。

 

今日も米国とシンガポールの2件、会議があるので、エネルギーを高めて臨むことにしよう。

 

それでは、みなさま、have a nice day

 

by ちびまる

 

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