空飛ぶちびまる

グローバルに働く女子のブログ

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グローバルに働くには、取引先の外国企業だけでなく、自社の企業文化や組織体質を熟知し理解することは必須。

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海外事業担当になって、海外取引先との商談が増えてきてから、気がついたことがあります。

それは、もちろん、相手方のお国柄的な文化、業界的な特性、企業文化、そして個人的なキャラなどを考えて、商談や関係構築をしていく必要があるというのは当然のことではあるのだけれど、相手方を理解する以上に、自社の企業文化、組織体質を熟知し、理解した上で仕事をしないと、物事がうまく進まないということです。

これは、国が違うから、ということに限らず、同じ日系企業であっても、組織の大小の違い、老舗なのか、ベンチャーなのか、などによっても、大きく違ったりします。

商談してても、イマイチ、噛み合わず、失敗するケースもありますが、たいてい、双方が、相手方に興味を示してない、自分の利益だけを考えている場合が多いように思います。

失敗する理由のほとんどが、双方の価値観やポリシーなどに関する理解不足相手の個性や特性を無視したアプローチによるものだと、わたしは思っています。

これは、個人の人間関係の構築と同じこと。

商談を成功させるための下準備



わたしは、大事な商談だと思った時には、「商談を成功させるための下準備」必ずします。

「先方が当方との取引を希望する、もしくは興味がある場合」に限りますが、まずは相手の当方と取引を望む理由を伺って、ゴールは何か当方にとってのメリットは何かをまずは把握します。

上記を把握して、取引する価値があると思えば、まずは、相手企業(外国企業)のDecision Maker(決定権のある人)とのパーソナルな信頼関係構築し、組織の前に「わたし」を個として信頼を勝ち取る努力をします。

また、私自身が、そのキーパーソンを信頼できるかどうか、ということも重要な鍵となります。

それから、相手方に対して、商談が上手くいくように段取りするための協力を仰ぎます。

WIN/WIN の関係構築に向けて、相手方のキーパーソンと徹底的に戦略を練ります

自社の上層部に、商談が上手くいくように協力を仰ぐよりも、当社と取引を望んでいる相手方を味方につけるほうが、後からの商談や人間関係構築がスムーズにいくと感じています。

自社ではなく、商談相手を味方につける理由



理由はとてもシンプルです。

社内では、わたしは単なる平社員ですし、協力を仰ぐ相手が経営層となると、上下関係は明らかですし、決裁権がないわたしの立場は弱く、イニシアチブがとれないからです。

当たり前のことですが、経営層は相手とのWIN / WIN という関係を築くことよりも、まずは自社の利益を最大限・最優先に考えます。

よって、なんの下準備もせずに初対面で商談に望むと、まずうまくいきません

一方で、わたしと相手方の企業のキーパーソンの関係は対等というのがあります。

相手方は商談を成功させ、当方と取引をしたいという願望があるので、相手方の窓口が社長であろうと、わたしが当方の窓口である以上、わたしを尊重してくれますし、話しに耳を傾けてくれます

関係性が対等でありかつ、「個」として信頼関係を構築できれば、話しは早く、オープンにいろいろ話ができます。

どんな下準備をするのか



まずは、日本人の国民性、そして、当社の企業体質、文化について話をし、相手に理解を求めます

わたしが商談にのぞむ相手は、だいたいの場合が欧米企業なので、スカイプビデオチャットを何度か繰返せば、だいたいその会社のことも、キーパーソンの人となりもわかってくるので、雑談も含めて、たくさん話をする中で、わたしは相手を理解していく努力をします。


商談相手にはどんな協力を仰ぐのか



1.プロジェクターを使ったプレゼンを避けてもらう

なぜか。

プロジェクターを使ったプレゼンは、一見プロフェッショナルにみえますが、聴いているほうも、プレゼンするほうも、たいていの場合、お互いの顔ではなく、資料が映し出されるスクリーンを凝視します。

そうすると、限られた商談時間(例えば1~2時間)の半分ぐらいを、前方のスクリーンを凝視している時間に当てられます。

1~5枚程度の紙ベースのプレゼン資料を目の前のテーブルに置いて話しをするほうが、お互いの目線を合わせて話す機会も多いですし、目線が合えば、聴いている側も質問しやすくなります

信頼関係を築くまでの間は、雑談も必要ですし、相手の表情や声のトーン(熱意、誠実さ)を感じること、そして、何より会話のキャッチボールをたくさんしたほうがいいと思っています。

プロジェクターを使ったプレゼンは、リスナー(ほとんどの場合、当社の経営層)が、「聞きたい、もっと詳しく知りたい」という気持ちになった時に、初めて効果がでると思っています。

2.説明に終始しない段取りをする

ありがちなのが、会社説明・商品・サービスの説明に終始してしまって、話しをする時間があまり取れないまま商談が終了してしまうこと。

たいていの場合、「ただ、会っただけ、話しを聞いただけ、後に発展せず」で終わります。

これでは、お互い時間を費やして、商談する意味がありません。

よって、わたしは、予め先方には会社案内のプレゼン資料を自分宛に送付してもらい、まずは、わたし向けにプレゼンをしてもらいます。

わたしには、相手の企業(強み、弱み、特徴)を理解する、相手の商談を希望する意図(目的、ゴール、当社へのメリット)を理解する、という目的があるので、プレゼン内容がどうであろうと興味があるので、話しの途中でも遠慮なく割って入って質問もします。

3.経営層向けの事前プレゼン準備をする

商談相手には、彼らのプレゼン資料を、当方の経営層が理解しやすい内容(使う言葉も含めて)に修正してもらい、来社前に事前に私宛に送付してもらいます。

先方の修正後の会社プレゼン資料に、わたしが要約した内容を添えて、彼らが来社する前に、経営層に会社概要をなるべく簡潔に要点を日本語で伝えておきます

それも、関係者を集めてではなく、会議に出席する経営層に個々に対してアプローチをし説明の時間を割くようにしています。

理由は、相手は経営層ですので、それぞれの予定を合わせるのも大変ですし、全員勢ぞろいでは、聞きづらいことがあるかもしれないし、個々人が疑問を持つポイントも異なる可能性もあるので、事前に聞きたい内容の拾い上げや、不安材料の解消がしづらいからです。

特に社長に対しては、時間をかけて、なるべく丁寧なプレゼンを心掛けて、相手が来社するのが楽しみ、実際に会って話がしてみたい、という気もちになってもらえるように準備します。

4.相手にはQ&Aに備えてもらう

事前に、当方の会議出席者が相手方企業の概要を理解してもらえていると、商談の最中に、相手方の企業に対して質問も出ますので、相手方企業には、想定問答の回答を予め準備してきてもらうようお願いをしておきます。

そうしておけば、当方の経営層も不安材料をひとつずつ消していくことができ、その場で決議をしやすくなります。

不安材料がなくなり、相手方の企業との取引への安心感、そして期待感が生まれることで、契約手続きもスムーズにいき、その後の取引もやりやすくなります。

5.食事を一緒をしてもらう

外国から商談目的で来社される場合、できるだけ、経営層と相手先企業のキーパーソンが一緒に食事をし、歓談できるような機会を作るようにしています。

理由は、雑談をたくさんしてもらって、信頼関係を築いてもらうためです。

わたしの役割は、会話が弾むように、話しのきっかけ作り、そして、会話の中での相槌、突込み、そしてフォローです。

普段から、経営層と話しをたくさんする機会を持っていると、わたしも経営層の人たちと雑談をする機会も増え、その人となりのエピソード、昔話、成功話、失敗談、笑い話など、話しのきっかけ作りの引き出しを持っておくことができます。

通訳しながら、ごはんも食べながらの、話題提供、相槌、突込みなどをするのは忙しいですが、話しがはずんできて、談笑している姿を横で見ているのは楽しいものです。

結局、企業同士の話しであっても、最終的には個々人の信頼関係、フィーリング、あうんの呼吸など、人間らしい、感覚的なところで話を進めていった方が、いろいろ物事がうまくいく気がします。

人間らしさが感じられる仕事は、面白いなと感じています^^

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