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海外で開催される国際学会展示会の段取りとお仕事

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6つの国際展示と4社(外国企業)の来日対応

 

わたしの翌年の仕事スケジュールは、だいたい前年の12月頃に決まります。

 

だいたい毎月1回のペースで、海外出張(主に欧米)にでかけるのですが、そのほとんどが、海外各地で開催されるライフバイオサイエンス系の国際学会展示会でのお仕事が目的です。

 

そして1月、2月ぐらいには、12月までの出張手配やスケジュールを完了させ、1年間の怒涛のような海外出張の日々を乗り切る準備をします。

 

なので、ただいま、その準備に追われている最中^^;

 

いつもなら、国際学会展示を共同で出してくれる欧州や米国の代理店に、展示会のブース申込みや設置の段取りを丸投げできてしまうのですが、今年から5月と6月に、うちの会社で単独で出展する展示会が3つもあって、正直、ここ1~2ヶ月はその段取りでてんてこまい

 

今年の国際学会展示のスケジュールは、

 

5月上旬 リスボン、ポルトガル★

5月下旬 コペンハーゲン、デンマーク★

6月上旬 トロント、カナダ★

7月下旬 シカゴ、USA

10月下旬 サンディエゴ、USA

11月上旬 サンディエゴ、USA

 

★印の国際学会展示の申込みと段取りをゼロベースで、自分でやらなくちゃならず、という状態。

 

上記の段取りに加えて、

 

2月 フランス、USAから来客

3月 オランダから来客

4月 USAから来客

 

と、取引先の来日・来社の段取りと対応もあり、まぢで、てんてこまい

 

だけど、好きでやってるんだから、この忙しさは仕方がないと思いながら、なんとか毎日やってます。

 

国際学会展示会は高額!

 

国際外界展示会へ出展するというのは、結構なお金がかかります。

 

たった、6 ~ 9 sqmぐらいの展示ブースであっても、スペース代(壁もカーペットもない)だけで50 ~60万円ぐらいします。

 

そんでもって、確保した スペースに、

 

〇壁

〇カーペット

〇ブースのフレーム

〇看板

〇テーブルやいす

〇レセプションデスク

〇電気

〇インターネット

〇スポットライト

 

など、ブースの装飾(というか設置)に必要なグッズの注文をして、プラスαで、クリーニング代だの、保険だの、なんだの手配が必要なんですが、だいたいこれらをひっくるめて装飾代が10~12万円程度。

 

それから、

 

わたしひとり(もしくは同僚1名合わせて2名)分の航空券と1週間の滞在費で、だいたい30万円~ぐらい。

 

わたしはビジネスで出張ですが、ビジネスクラスなど乗れるわけもなく、スーパーエコノミーでいくので航空券は抑えられるのですが、国際学会展示会がある期間中の現地ホテル代が高いのなんのって。

 

 

展示会場までアクセスや治安などを度外視すれば、そりゃ安い宿だってありますよ。

 

でも、短期間の滞在で結果を出して何かを持ち帰らなければならない身なので、効率を求めるとなると、学会会場からのアクセスの良さ、そしてある程度の快適さを求めると、どうしても宿代が高くなります。

 

プラスαで、代理店と共同展示となれば、展示ブースに設置する代理店ロゴ入りパネルだポスターだの、ノベルティ、パンフレット、パンフレットラック、掃除機、工具もろもろの運賃などが加わるので、さらにコストは嵩みます。

 

わたしの人件費なんて、安いもんですが、1つの国際学会で展示会を開催するには、結構なお金がかかるので、できる限りのリターンを得られるように、かなり前からの段取りや調整などが必要になってきます。

 

国際学会展示会の段取りで苦労する点

 

日本の学会展示と大きくことなる点としては、ブースのスペース代に、カーペットやブースのフレームなど、なんもついてこないこと。

 

ゼロベースで展示ブースの設置をやらないといけないので、結構、大変です。

 

主催会社が毎回違う

 

国際学会の主催地域と学会内容によって若干異なりますが、同じ国際学会展示会へ毎年出展する場合でも、国際学会を企画しまとめる主催会社が毎年変わるので、その主催会社のやり方や方針に合わせて、学会展示会の申込みや手続きが必要となります。

 

USAの場合は、もちろん1国内なので、主催者が変わるといっても、まだ、共通するところはあるんですが、欧州となると、主催会社も国をまたがり、今年はドイツ、来年はイタリア、再来年はチェコ共和国の会社、、、など、主催者側のお国柄の特徴なんかもついてくるので、結構大変!

 

申込みの締切が早い!

 

国際展示会の場合、前年の国際学会展示が終わった瞬間、もしくは終わる前?にすでにブースを抑えていく出展企業が多く、オフィシャルに申込み受付が始める頃には、すでに半分以上のスペースが埋まっているという状態

 

新参者の場合は、残り物から選ぶ感じです。

 

5月上旬のコペンハーゲンでの学会は、1月下旬に申し込む場合と、それ以降で1㎡あたりのスペース代が100Euro以上も異なり、今回は9㎡のため、x 9=900 Euroの差!

 

申し込むタイミングの違いだけで、10万円ぐらい費用が変わってきます。

 

また、申し込んだ瞬間からキャンセル料50%~が発生するので、申し込む前に社内稟議も前倒しでとっておく必要があります。

 

そして、支払もすぐ!

 

申込みと同時ぐらいに全額支払いが発生します。

 

申込みも支払もWeb対応

 

それと困ったことに、国際学会の申込みの場合、すべてがWeb対応というところも少なくなく、決済はクレジットカードのみ、銀行振込の場合は、別途50USDぐらい追加料金を取られるところもあります。

 

個人のクレジットカードで決済できる額でもないですし、また、わたし自身、会社のクレジットカードを持っているわけでもなく、また、英語のWebからの申込みなので、会社の財務経理部では対応不可という状況で、支払ひとつにしても、何かと苦労が絶えないです。

 

 Web上のシステム対応というのは、便利なようで不便な場合もあります。

 

支払以外でいえば、

 

〇ブースに掲げる会社名が入りきらない(文字制限)

〇プログラムに記載する会社案内が入りきらない(文字制限)

〇付加価値税が対象かどうかイマイチわからない

 

など。

 

サインする書類が多い!

 

国内の学会と違って、国際学会展示会の申込みの場合は、申込書だけでなく、主催会社との間の契約書への署名も必要な場合もあります。

 

国際学会では、さまざまな国の展示者がいますから、お国柄的なバックグランドによって、常識と思う範囲や幅が大きく異なっていたり、一言で言うと、悪気がなくても迷惑かけまくる展示者もいたりします。

 

このぐらいいいだろう、という思う範囲が違うんですよね。

 

5月にリスボンで開催する学会展示の申込みがMAX、サインが必要な書類が多くて、

 

〇申込書全ページ

〇契約書3か所

〇展示者マニュアル(20ページほど)

〇展示会一般ガイドライン(15ページほど)

〇搬入規則(10ページほど)

 

これらの書類を全部読んで、社判と社長のサインが必要なんです。

 

書類に目を通すだけでも一苦労。

 

さすがに社長に全部をお願いするのは、too much (やり過ぎ!)というもので、申込書と契約書以外は、わたしの直属上司にサインをお願いしました。

 

主催会社はイタリアの会社なのですが、過去にいろいろ痛い目にあったのでしょうね。

 

契約書などいたるところに、イタリアの法律第〇条の〇〇に従うなどの記載があり、一事が万事、法的拘束力がある文書にサインさせられます。

 

共同出展者間の調整が大変!

 

うちの商材を各地で売ってもらうためには、現地の代理店との共同展示をして、一緒にPRしながらお客さん対応をするのが一番手っ取り早いのですが、この度、ヨーロッパの企業2社と新規で代理店契約をして、そんでもってコペンハーゲンの国際学会での展示会に一緒に出ることになったのですが、これがなかなか大変。

 

ヨーロッパの場合、米国と違って、陸続きとは言え、諸外国の集合体で、言葉も違えば、お国的背景も違うし、仕事の仕方も違う。

 

この度、オランダから1社、スゥエーデンから1社と共同出展なのですが、9㎡という小さな空間でさえ、テリトリー争いというか、それらしきものが垣間見れてしまうんです。

 

9㎡という小さな空間の中で、自社の看板(宣伝用のポップアップ)をどこに配置して、どのぐらいスペースを割くかなど、わたしとしては、「仲良くやってくれれば、それでいい」と思うのですが、当事者にとっては、何かと気になるようでして^^;

 

両社をハッピーにするための調整が何かと大変なのです。

 

実は、この両社とは、まだ実際に対面で会ったことがなく、コペンハーゲンの展示会でいきなり顔合わせ、それも3社で一緒に仕事をするという状況になる予定。

 

それも、両社から展示会にアテンドしてくれる人は、どちらも50歳以上のバリバリの業界経験者のおじさまです^^;

 

スウェーデンの会社からは、20年前に立ち上げた企業を育てて、大手企業に事業を売却したという起業家精神バリバリのおじさまで、オランダの会社からは、営業畑でずっと仕事をしてきて、それもライフバイオサイエンス系のバックグラウンドもしっかりもっているおじさま。

 

わたしよりも、ずーーーーーーーっと経験豊富かつ実力があるお二方を相手に、小娘ではないにしても、40代半ばで、ライフバイオサイエンスのバックグラウンドを一切もってないわたしが、その場を仕切ることになるので、そりゃ、大変です、はい汗

 

それに加えて、日本からやってくる白い巨塔、Doctor Xに出てくる、部下である医師たちを引き連れて教授回診をしているであろう大先生たちとも、展示会場でひとり対応。

 

ギョイ!(御意!)と聞こえてきそうな雰囲気。

 

1つの学会展示で、こんな感じなので、直近で国際学会展示のオーガナイズが3つあると思うと、結構気が重い^^;

 

そんな気の重さを吹き飛ばすには、早くメンドクサイ仕事を片付けて、営業とプロモーション活動に集中し、あとは、コペンハーゲン、リスボン、トロントの街歩きを目いっぱい楽しむしかない!と。

 

そんなわけで、今日も一日、国際学会展示の段取りをがんばりまーす。

 

byちびまる

 

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