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今年も海外出張で大忙し! 西へ東へと地球をまわる

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2018年も西へ東へと地球をまわる

 

2018年、今年も、西へ東へと地球をまわります。

 

昨日、次年度の学会展示と海外出張の決裁がおりました。

 

今年も忙しくなります。

 

今年は、海外出張に加え、海外からの来客対応も増えそうです。

 

今年のわたしの予定は、、、

 

1月:日本での国際展示対応(他事業)

 

昨年の経験では、韓国、中国、香港、タイ、マレーシア、シンガポール、ロシア、ウクライナあたりのお客様対応を30名ぐらいします。

 

この展示会では、主事業の海外展示とは異なり、アセアンからの来場者が多く、また、ロシアやウクライナという、なかなか商談する機会がなさそうなお国の人たちと話ができるので、面白いです。

 

かなり、しゃべり疲れますが・・・

 

2月:中国とフランスから来社(商談)

 

新しい取引先と、既存のお客様が来日しアテンド予定。

 

4月:アメリカから来社(商談)

 

取引先が来日し、アテンド予定。

 

日本でのアテンドは、英語が話せない経営陣と外国からのお客様との間に入るため、ほぼ通訳に終始し、おもてなしの段取りにて、完全にツアーガイド化します。

 

5月:リスボンポルトガル(学会)

 

他事業の学会展示と商談にてリスボンに行きます。

 

リスボンは、昨年も行きましたが、とにかく遠いです^^;

 

なんとか、乗り継ぎが良い便で行きたいものです。

 

前回はエールフランスで、座席も有料、シャルルドゴールの空港で重たい荷物をもって、移動が長かったので、今回はルフトハンザでドイツ経由で行きたいと考えています。

 

5月:コペンハーゲンデンマーク(学会)

 

リスボンから帰国後、1週間後に主事業の学会展示にてコペンハーゲンへ。

 

コペンハーゲンはトランジットしたぐらいで、訪れるのははじめてです。

 

学会展示も初めてですが、おおきなミッションは、新しいスウエーデンの代理店と、オランダの代理店と初対面し関係作りをすることです。

 

2つの国の代理店との学会展示、舵取りが難しそうですが、チャレンジします。

 

5月:メディコンバレー、スウエーデン(顧客訪問)

 

コペンハーゲンにいくついでに、北欧のバイオクラスター、メディコンバレーMalmo (マルメー)まで、車で30分ぐらいらしい。

 

3年前から開拓したかった、メディコンバレー。

 

やっと足掛かりができそうです。

 

北欧の顧客訪問に初チャレンジしながら代理店との関係づくりをします。

 

5月:ハイッセン、オランダ(顧客訪問)

 

コペンハーゲン、メディコンバレーの後に、そのままオランダへ。

 

コペンハーゲンでオランダの代理店とおちあい、そのまま車で9時間移動!

 

代理店に「飛行機のほうが楽なんじゃないの?」と聞いたところ、Door to Doorで考えたら、車で行って、フェリーに乗ったほうが早いというので、車で移動することに^^;

 

アムステルダムとデユッセルドルフのちょうど中間ぐらいの地域、ハイッセンという場所に向かい、2~3日滞在し、ベネルックス地域の顧客まわりと代理店セールスチームのトレーニングをする予定。

 

6月:トロント、カナダ(学会)

 

オランダから帰国後、1週間後にはトロントに向かいます。

 

今度は、他事業の学会展示と商談にて。

 

トロント、カナダもはじめてなので、楽しみです。

 

5~6月は体力勝負!

 

この時期は、ほとんど日本にはいません。

 

7月:シカゴ、USA(学会)

 

7月からは北米への海外出張が立て込みます。


シカゴでは、学会参加に合わせて商談、代理店との関係づくり。

 

大きな学会なので、とにかく歩く!歩く!!!

 

10月:サンディエゴ、USA(学会)

 

8月、9月と休憩をいれて、10月にふたたび北米へ。

 

主事業の学会展示です。

 

サンデイエゴは、これで4度目になりますので慣れた場所。

 

10月:サンフランシスコ、USA(顧客訪問)

 

11月の学会もサンディエゴであり、間が1週間しかないので、そのまま米国に残り、西海岸のバイオクラスタに点在する主要顧客を代理店とともに訪問営業する予定です。

 

米国は、なんせ広いので、あちこち都市をまわるより、1都市集中で顧客訪問したほうが、時間的にも経済的にも効率が良さそうなので、サンフランシスコを重点にまわります。

 

11月:サンディエゴ、USA、(学会)

 

サンフランシスコからサンディエゴに戻り、最後の学会展示。

 

おそらく、このころには、ヘロヘロになっているかと思います^^;

 

ペーパーワークは前年に終わらせる

 

国際学会の他にも、来日対応もあるので、今年は1月から忙しくなりそうです。

 

海外出張は4月~11月頃に集中し、12月には落ち着くことが多いです。

 

通常業務をこなしながら、学会展示の段取り、そして航空券やホテルなど出張手配も自身でやらなければならないので、海外出張が月次のイベントになりますと、けっこう慌ただしくなります。

 

幸い、わたしは遠い昔に、旅行会社のカンター業務を経験していることから、旅程の段取りやチケットの手配には慣れており、混み合うタイミングなども、おおよそわかりますし、チケットの手配で困ることはありません。

 

実際に出張がはじまってしまうと、次の出張までの間隔も短く、間が1週間しかない場合もあるため、社内で必要なペーパーワークは、前年に全て済ませるようにしています。

 

具体的には、

 

〇12月に当年度の費用対効果のレビューを行う
〇次年度の学会・出張スケジュールを年間で立てる
〇出張にかかる費用を概算で出す
〇社長から次年度の予算を口頭で承認を得る
〇年間の予算をまとめて稟議書をまわす

 

こんな感じです。

 

12月のうちに全ての稟議書をまとめてまわしておくと、1月には稟議決裁がおります。

 

昨日1月4日が仕事始めでしたが、全ての稟議決裁承認の控えがデスクの上に戻ってきていました。

 

年間で稟議決裁をとってしまえば、あとは、

 

〇学会展示申込み
〇展示ブースの装飾
〇取引先と相談
〇航空券、宿の手配

 

を一気進めることができます。

 

ペーパーワークと学会展示の手配、そして飛行機とホテルの手配さえ済ませてしまえば、あとは本来の仕事に集中することができます。

 

また、1つのエクセルで管理すると、1ファイルで完結するので楽です。

 

〇年間出張スケジュール
〇すべての稟議書
〇各出張のスケジュール
〇清算書

 

これらを1ファイルで管理しています。

 

なるべく、管理やペーパーワークは楽に済ませられる工夫をすると、立て込む出張管理もスムーズです。

 

こんなわけで、今年も、飛ぶ!走る!しゃべる!

 

地球を西へ東へ、行ったり来たり、忙しくなりそうです。

 

これだけでも忙しいのですが、わたしはもっと海外に出ていきたい

 

そして、もっと、たくさんの国を知り、たくさんの国の人と仕事がしたい。

 

さぁ、朝から走るぞぉ~!

 

みなさまも、良い一日を!

 

byちびまる

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