空飛ぶちびまる

グローバルに働く女子のブログ

MENU

海外出張よくあるトラブル回避5つの工夫

スポンサーリンク

広告

 

f:id:globalcat:20181019162412j:plain

画像:photoACクリエイター:KoK51さん

海外出張前は、てんてこまい 


来週、米国出張を控えており、出張準備に追われています。


今回は、17日間とやや長めの滞在となります。


訪問先はサンディエゴとサンフランシスコ

 

今年最後の海外出張です。

 

出張中の主なイベントは、


〇米国腎臓病学会 (ASN) in San Diego

〇ライフサイエンス展示会@UCSF in San Francisco 

〇北米神経科学会議(SFN) in San Diego


展示会でのプロモーションですが、商材に関係する学会ですので、学術セッションへの参加、顧客との商談や会食などがあり、隙間時間に顧客訪問の予定があり、すでに準備段階にて、いっぱいいっぱい^^;


絶賛ストレスMAXナウ中!なわたしです。


自分でも、少々盛り込み過ぎた・・・と反省しているところです。


海外出張に慣れてきた今だからこそ、今一度気を引き締めて、海外出張中にトラブルに巻き込まれないように、落ち着いて慌てずに、出張の準備をしたいものです。


海外出張中は、想定外のトラブル発生は日常茶飯事なので、ある程度、トラブル対処には慣れているものの、なるべくトラブルフリーでストレスフリーにて海外出張したいものです。


これまでに、わたし(もしくは、わたしの同僚)が面食らったトラブルの中で、よくあるトラブルと対処法を5つご紹介します。


事前に『こういうことがあるのね』と知っているだけでも、面食らった際に慌てずに対応できるかと思います。

 

海外出張によくあるトラブル5つ

 

1. クレジットカードが使えない

 

f:id:globalcat:20181019162919j:plain

画像:photoACクリエイター:acworksさん


わたしの同僚がしばしば面食らっているトラブルです。


彼はANAの陸マイラーということもあり、できることならマイルを貯めやすいJCBやAmexを使いたいのですが、ことごとく断られるのを目の当たりにしています。


JCBやAmexそしてダイナースカードは、海外のホテルやレストランによっては、断るところも多いです。


あくまでわたしの個人的な憶測ですが、これらのカードはサービスを提供する側にとって、使用手数料が高いため、導入していない施設も多いのではと思います。


オーストラリアでレストラン業を営む友人が、そのようなことを口にしていました。


また、VISAやMasterカードであれば、断られるケースはまずありませんので、念のため、VISAかMasterのどちらかを予備で持っておくと、いざという時に便利です。


ちなみに、わたしは、みずほ銀行のセゾンVISAと、三井住友のVISA(ANAマイル自動加算)のどちらも持っていきます。


わたしの場合、海外出張が多いので、ホテル代や航空券代の支払いが1つのカードに同時期に重なると簡単に限度額に達して使用できない場合があります。


また、VISAであっても、カードの磁気の問題で読み取れずに使えないとういことも稀にあります。


2枚VISAもしくはMasterカード持っていれば、1枚がだめでも、予備の1枚ですぐに対応できます。

 

2. 小銭がなくて、用を足せない

 

f:id:globalcat:20181019163651j:plain

画像:photoACクリエイター:acworksさん


米国では、電車やバスに乗る際に、精算機から、おつりが出ない場合があります。


先日、シカゴに行った際にダウンタウンからオヘア空港に向かう際に、交通渋滞のリスクを考えて電車を利用しました。


一見、クレジットカードか現金のどちらでも支払いが可能な券売機だったのですが、何度チャレンジしてもクレジットカードが使えず(VISA)、現金払いでは、おつりがでない券売機でした。


同僚が小銭を持っていなかったので、わたしが立て替え、後日清算しました。


市バスも、釣銭がでない場合が多いので、小銭を持っていないと、えらい高いバス代を支払うことになります。


米国で公共交通機関(バスやトラムなど)に乗る場合は、事前に専用カードを購入し必要額をチャージして、専用カードで乗車するのがストレスフリーです。

 

また、ヨーロッパの場合は、公共トイレは、ほとんどが有料です。

 

街中でトイレに行きたくなった場合は、レストランに入って食事をするか、お金を払って有料トイレを利用するかのどちらかになります。

 

その場合、1€や1.5€など小銭が必要になります。

 

小銭を準備しておくと安心です。

 

3. スーツケースの紛失

 

f:id:globalcat:20181019163956j:plain

画像:photoACクリエイター:KoK51さん


ロストバゲージ(スーツケースの紛失)はよくある話です。


わたし自身は、紛失の経験はないですが、フィラデルフィア空港にて、待てど暮らせどスーツケースが出てこず、別室で保管されていたという経験があります。

 

理由は、、、不明です。


今でも、謎は包まれたまま^^;


わたしの知人も、何人かロストバゲージの経験をしています。


フランス人の研究者でもありビジネスマンの彼は、大事なプレゼンテーションを控えた出張先でまさかのロストバゲージ・・・。


幸い、フライトの際にスーツを着ていたようで、その1着のスーツで仕事を乗り切ったそうです。


『僕は、何日も同じスーツを着ていて、まるでホームレスのよう・・・』と嘆いていました。


お洒落なフランス人の彼にとって、なんという悲劇


ロストバゲージは不可抗力なので、どうすることもできないのですが、現地を仕事するための最重要グッズは、肌身離さず機内持ち込みにしたほうが良いと思います。


わたしの場合は、


〇パソコン

〇パソコンと携帯の電源

〇電源コンセント(米国は不要)

〇商談時に使う資料とノート

〇名刺

〇貴重品

 


これらは、必ず機内持ち込みにします。


展示会で使用するポスター持参が必要な場合は、ポスターを筒に入れて機内持ち込みしますが、多くのケースでは同僚が持参してくれるので助かっています。


仕事着については、最悪、現地で調達すれば良いので、そこは割り切ってスーツケースの中へ。


ロストバゲージは起こりうると想定した荷造りをすると良いと思います。

 

4. 預け荷物の重量オーバー

 

f:id:globalcat:20181019175844j:plain


仕事を終えて帰国にて、チェックインカウンターにおいて、『はい、重量オーバー』

 

万が一、空港に到着するのが遅れて、最終コールでの重量オーバーの宣告をされてしまうと、痛いですよね。。。


心配性なわたしは、早めに空港には到着するようにしているのですが、いつどこで、交通渋滞などで遅れてしまうかはわかりません。


わたし自身は、重量オーバーの宣告を受けたことはないのですが、わたしと一緒に同行営業する同僚くんは、かなりの高い確率で重量オーバー宣告を受けています^^


学会展示会では、顧客との商談だけではなく、自分自身が学会展示会場をまわり、情報収集をすることもあるので、膨大な資料を持ち帰ることも多々あります。


資料の多くは電子媒体ではなく、ハードコピー紙媒体が多いので、ちょっと集めただけでも結構な重さになります。


そこで、いつもチェックインカウンターで、スーツケースを開けて荷物を取り出すはめになる同僚くんは工夫をしていました。


重量オーバーになること前提で、スーツケースの中に折りたたみのボストンバッグ(薄い素材で軽量)のものを入れておきます。


そうすれば、重量オーバーにてスーツケースを開けた際に、機内持ち込み用の詰め替えのバッグが入っていれば、その場でさっと詰め替えできますから、迅速に対応できます。


米国の場合は、預ける荷物は2つまでOKなので、詰め替えたボストンバッグもそのまま預けてしまえば、重たい荷物を持ち歩くことも避けられます。

 

5. 清算額を間違えられる

 

f:id:globalcat:20181013215151j:plain

画像:PhotoACクリエイター:himikoさん


海外において、清算を間違えられることは、多々、多々!!!ありますので、しっかりと精算前に金額を確認することは大切です。


わたしの海外出張の中で一番多いトラブルは『精算額の間違い』です。


特にホテルチェックアウトの際の精算額の間違い。


海外のホテルの場合、ホテルのグレードの高い低いにかかわらず、精算額を間違えられることがあります。

 

チェックアウトの際に、宿泊した部屋の基本料金を確認するのは当然ですが、都市によっては税金のシステムが異なりますので要チェックです。


〇市税、州税、国税、サービス税

〇清掃代(アパートの場合)

〇朝食代&チップ

〇その他のサービス代


など、あらかじめ金額を計算しておくと、チェックアウトの際のトラブルを回避できます。


実際にわたしが経験したケースで一番もめたケースは、


宿泊予約サイトで朝食込みの宿泊プランで予約をしたにもかかわらず、朝食にかかるチップ代を毎回支払ったにもかかわらず、チップのダブル請求されたことです。


会社で出張清算をする以上、請求書の額面と支払額、その内訳が正確であること、そして請求内容の根拠を説明できなければなりません。


なかなか納得のいく説明を頂けず、複数名の受付担当者に確認したところ、3人とも説明内容に相違があり、完全に事態は迷宮入り・・・。


最後には、受付のお姉さんが逆ギレするという始末で、エライ目にあったことがあります。


プライベートであれば、大した金額ではない場合、『不運であった』と受け入れてしまえば済むのですが、仕事ですとそういう訳にはいかないのです。


最終的には、宿泊予約サイトのカスタマーサービスより謝罪を受け違約金をお支払いいただくことにて解決しました。


ホテルのグレードは、4スターホテルでしたが、それでも個人主義の色が強い国の場合、個々人の感情が優先され、顧客をハッピーにするどころか完全にピストオフ(キレる)ホテルの社員もいます。


通常、その場の空気を大事にする日本人の場合は、どんなに納得がいかないことであっても、不運を受け入れ引き下がるというスマートな対応をするのでしょう。

 

わたしの場合は、海外生活が長かったこともあり、納得がいかない場合は『戦って解決する』モードが身についています。


クレームの場合、スマートで品のある対応をしたいものですが、わたし自身、理性よりも感情が前にでる性質なので、戦いモードのわたしの対応をしたスタッフも不運としか言いようがありません。


ホテルによっては、最終チェックアウトする前にすでに全額クレジット清算をされるケースもあり、請求書兼領収書は、前日の夕方にドアに挟まっている場合もあります。


また、予約サイトで保証のために使ったクレジットカードにて全て決済される場合が多いため、部屋ごとに支払いを分ける必要がある場合、もしくは異なるクレジットカードで支払う場合は、チェックインの際にあらかじめ受付に伝えておく必要があります。


しかひながら、どんなにしっかり伝えても、伝わらない場合もあり、上手く清算できないことも多々あります。。。


海外の場合、日本人のように几帳面できめ細やかなサービスは期待できません


『わかりました』と1人のスタッフが受け付けたとしても、引継ぎがされず、思い通りにいかないことも日常茶飯事。


よって、大事なことの確認は、ダブルチェック、トリプルチェックをするぐらいの気持ちでお願いするほかありません。


なるべくストレスフリー、トラブルフリーで海外出張をしたいものです。


トラブルがあって当たり前ぐらいの気持ちで海外出張にのぞめば、『すべては想定内』として、トラブルシュートする際に余裕ができるかもしれません。


海外出張の経験値があがってくれば、ちょっとやそっとのことでは驚かなくなります。


海外出張には、ある程度の『鈍感力』も必要かもしれないですね^^


それではみなさまHave a nice day

 

By ちびまる

フッターの欄