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多すぎるEメール、そして増えていく受信メールの断捨離

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Eメールがなかった時代

 

1990年前半は、パソコンも普及してなかったし、ましてや携帯電話なんて、ほとんどの人が持っていなかったはず。

 

例外なくわたしも。

 

その時代は、いったいどうやって連絡を取り合っていたんだろうと、思い出せないほど、今のわたしは、Eメール、そして携帯電話でのSNSなどに頼り切った生活。

 

無理やり思い出してみると、

 

〇固定の電話

〇公衆電話

〇お手紙

〇面会

 

このどれか。

 

確か、ポケットベルというものが流行っていた時代だけど、わたしは持ってなかったので、どうやって使うのかも知らない。

 

でも、テレフォンカードなるものは、常に持っていたかもしれない。

 

コンビニで1,000円ぐらいで購入して、公衆電話から彼氏に電話、とか。

 

この時代は、インターネットが普及していなかった分、情報収集は、なかなかうまくいかなかったものの、打てば返ってくるEメールに支配されることもなく、平和でのんびりした時代だったかもしれない。

 

Eメールへの依存度は高い

 

仕事上での連絡と言えば、Eメールが主流で、Eメールが読み込めなければ、また、送れなければ仕事にならない、と思ってしまうほど、Eメールへの依存度が高い。

 

社内でも、社外でも、まずは関係者にメール連絡。

 

でも、いつしか、そのEメールは、溺れてしまうほどの数に。

 

毎日Eメールを処理するのが仕事、みたいなところは、少なからず、あります。

 

パソコン同様、Eメールの普及は、世の中を便利にはしたものの、人々の生活はより忙しく、毎日、容赦なく入ってくるEメールと格闘する日々となり、下手すると、受信メールは数百にのぼり、そうなると、コミュニケーションは機能不全となり、パソコンがダウン、なんていうことも。

 

パソコンだけではなく、持ち主も病気になりそうです。。。

 

不要な同報メールはしない

 

仕事上のメールの場合、やたらとCC にメールを入れてくる人がいます。

 

特に、上席の人たちは、なんでもかんでも、CCにメールを入れられ、受信ボックスは、直接的に関係のないメールでいっぱい。

 

それも、グループメールとなると、これまたやっかい。

 

1つのメールアドレスをコピーすればよいだけなので、CCに入れやすいというのもなるのか、やたら、グループメールでの同報も多く、それらのメールは、件名でだいたい内容の察しがつくので、開封せずに削除するものもあります。

 

わたしは、ある時点から、グループメールは、よっぽど関係者に連絡をしなければならないこと以外は、使わないことにしています。

 

そして、同じ部内においても、グループメールの乱用を止めてもらうように要請しました。

 

また、コピーでメールを入れるのも、同報が本当に必要な人だけに絞るようにしています。

 

Eメール処理が仕事ではない

 

本来、メールの処理は仕事ではないはず。

 

でも、海外取引先の連絡は、メールが主となり、どうしてもメールの数は増えがち。

 

わたしの場合は、欧米取引先とのメールのやり取りが多いので、時差があるのは逆に助かります。

 

なぜなら、ピンポンゲームのように、打てばすぐに返ってくる、ということがないから。

 

メールがピンポンゲームのようになってしまうと、下手すりゃ一日ずーっと、メールの処理に追われてしまいます。

 

でも、本来、やらなければならない仕事は他にあります。

 

わたしは、基本的には、朝一番にメールを受信し、30分ぐらいで片付づけ、保存の必要がないものは、さっさと削除していきます。

 

そして、一通り、受信ボックスに目を通したら、メールシステムを閉じて仕事をするようにしています。

 

そうでないと、次々に受信ボックスにメールが入ってきて、その通知が出るので、他の仕事に集中できないのです。

 

メールの処理に追われない、惑わされないように、工夫が必要です。

 

1年以上前のメールは断捨離

 

どこかで、メールを振り分けたフォルダー内を整理していかないと、パソコンの容量がメールの量に埋め尽くされてしまいます。

 

なので、わたしは、過去1年ぐらいのメールのみ残して、その前のメールは思い切って捨てました。

 

いつか必要になる情報かも・・・

 

と思っても、クローゼットにずっとしまい込んでいる着ない衣類と同じで、今使わなければ、捨ててしまっても、さほどインパクトはないのです。

 

なので、全部捨てちゃいました。

 

フォルダー内や受信ボックス内を身軽にしておくと、処理のスピードも速いし、心の平安も保てます。

 

なんだかわからないメールがわんさかあると、大事なメールがどれかわからなくなってしまいます。

 

メールに限らず、エクセル、ワードなどで作った文章、そしてペーパーベースの書類も同じで、整理することなく、次々に量産してしまうファイルや書類。

 

作る前に、そして印刷する前に、

 

「本当に必要か?」

 

と考えてからアクションを起こした方が良いと思います。

 

そして、不要になったファイルや書類は、こまめに断捨離して、整理整頓を心掛けていると、心が穏やか、仕事もはかどります。

 

それでは、みなさま、本日も

 

have a nice day

 

by ちびまる

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